Согласно ч.1. ст. 123 ТК РФ, во второй половине декабря текущего года кадровая служба предприятия обязана провести работу по составлению графика отпусков (ГО) на следующий год. Так, в 2016 году предельным сроком для оформления такого графика было 16-е декабря.

Порядок составления графика отпусков

Чтобы корректно составить график отпусков, необходимо обратиться к унифицированной форме Т-7, утверждённой Постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004 года. В ней указаны все необходимые к заполнению пункты. Заметим, что индивидуальные предприниматели вправе не пользоваться указанной формой, а составить график в произвольном виде, однако его нужно в обязательном порядке указать в своей Учётной политике. Утверждается ГО соответствующим приказом главы субъекта хозяйствования.

Чтобы у сотрудников предприятия не было претензий (споров) с кадровой службой, необходимо перед оформлением графика узнать следующие ведомости:

количество дней отпуска по закону, на которое может претендовать сотрудник (для этого нужно знать дату его приёма на работу, а также общую продолжительность отпуска в соответствии с трудовым договором);

наличие/отсутствие у работника льгот, дающих ему право выбора конкретного времени отпуска;

другие нюансы, влияющие на количество дней планового отпуска.

Кроме того, кадровая служба предприятия должна лично опросить каждого сотрудника на предмет его предпочтений по времени отпуска. Для этого можно предложить им заполнить листы опроса или же прописать свои пожелания в электронном документе, открытом в общем доступе по сетке предприятия.

Разрабатывая ГО, кадровик обязан по максимуму удовлетворить пожелания сотрудников касательно временных рамок отпусков, но, при этом, не действовать в ущерб предприятию.

Крупные предприятия/организации изначально составляют график по каждому структурному подразделению и только потом компонуют его в один документ. ]

Заполняя ГО, можно сгруппировать сотрудников в алфавитном порядке или же распределить по хронологии предстоящего похода в отпуск.

Форма графика отпусков

Отпускной график составляется на основе общеобязательных нормативно-правовых актов и локальных документов, действующих на предприятии.

Так, при составлении ГО необходимо руководствоваться Трудовым кодексом РФ и другими законодательными нормами. Чтобы определить выходные и праздничные дни, следует обратиться в Производственному календарю на 2017 год. Из локальных актов кадровику будут полезны Положение об оплате труда, а также пункты коллективного договора, указывающие на общую продолжительность дополнительных отпусков.

Следует учитывать, что в отпускной график на следующий год должны быть внесены все сотрудники, включая тех, кто на дату утверждения ГО не отработал полгода на предприятии. Однако, предоставить оплачиваемый отпуск работнику, не проработавшему 6 месяцев, может только руководитель предприятия.

Не стоит забывать о дополнительных отпусках, которые положены определённым категориям работников по закону. Они также прописываются в графике. А вот нерабочие периоды (админ. отпуска, социальные отпуска по беременности и родам, уходу за ребёнком) в ГО указываться не должны.

Есть определённые категории работников, которым в первую очередь предоставляется право выбора отпускного времени, к ним относятся:

беременные женщины;

совместители;

работники, не достигшие совершеннолетия.

Форма графика отпусков содержит в себе графу, где дальнейшем нужно будет проставить фактический период времени, в котором работник отгулял законный отпуск.

В графе «Примечания» допускается указание на возможные моменты в предоставлении ежегодных отпусков. К примеру, в ней можно прописать общее количество дней отпуска работника, если он планирует отгулять свой очередной отпуск и присоединить к нему 7 дней оставшегося отпуска за предыдущий период. Необходимо помнить, что в соответствии со ст.124 ТК РФ, работники могут отгулять оставшиеся дни предыдущего отпуска только в пределах одного года с даты их просрочки.

График отпусков должен быть заверен уполномоченным лицом кадровой службы предприятия, а его утверждение происходит по приказу главы предприятия. Если субъект хозяйствования имеет свой профсоюз, тогда ГО также согласуется и этим органом.

После того, как график отпусков составлен и утверждён, кадровая служба обязана ознакомить персонал с данным документом, причём под роспись.

Ответственность за нарушения законодательства о графике отпусков

Статьёй 123 Трудового кодекса установлена ответственность как кадровой службы за отсутствие вышеуказанного графика, так и санкции для персонала предприятия, которые не придерживаются разработанной для них схемы отпусков.

Чётко составленный и выверенный график поможет организовать правильный рабочий процесс на протяжении всего года, а также обезопасит предприятие от резкого оттока сотрудников в летний период. К тому же, наличие графика отпусков позволит исключить возможные вопросы со стороны трудовых инспекций, а также неприятные ситуации со скандальными работниками.

Основной обязанностью кадровой службы субъекта хозяйствования является точное следование утверждённому графику во время предоставления отпусков работникам.

За отсутствие ГО на предприятии (или у ИП с наёмными работниками) инспекция по труду имеет полное право привлечь ответственных лиц работодателя к административному взысканию, а именно – штрафу:

должностное лицо штрафуется на сумму от 1-5 тыс. руб.;

индивидуальный предприниматель также несёт админ. наказание в сумме от 1-5 тыс. руб.;

юрлицо может быть оштрафовано на сумму от 30-50 тыс. руб.

Если указанный административный проступок будет выявлен повторно, трудовые инспекции накладывают более жёсткие санкции:

должностное лицо будет оштрафовано на сумму от 10-20 тыс. руб. и даже может быть дисквалифицировано на срок от года до трёх лет.

юридическое лицо понесёт ответственность в сумме от 50-70 тыс. руб.

Остались вопросы касательно процедуры оформления графика отпусков? Интернет-бухгалтерия «Энтерфин» станет надёжным помощником в ведении не только бухгалтерии, но и кадрового делопроизводства на предприятии. Раздел «ДОКИ», доступный каждому зарегистрированному пользователю, содержит в себе множество бланков, образцов и рекомендаций по их заполнению. Более того, в любой сложной ситуации на помощь клиентам приходит техническая поддержка и эксперты, оказывающие круглосуточные консультации по любым вопросам ведения предпринимательской деятельности!

Составление графиков отпусков сотрудников на грядущий календарный год с подписью руководителя производится в каждой организации не позже двухнедельного срока перед 1 января. Данное правило заложено в 123-й статье Трудового кодекса. То есть, например, 17.12.2016 г. - последняя дата его утверждения при составлении графика отпусков на 2017 год.

Что он содержит

Назначение его - отразить информацию о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого из работников. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Разработкой графика занимается кадровая служба, что отнимает у ее специалистов немало времени.

Организация процедуры сбора и обработки нужной информации может быть различной. В одних организациях данная работа поручается конкретно выделенному под это специалисту, в других обязанности распределяются иначе. Каждый из сотрудников отдела кадров ведает конкретными подразделениями.

Составление графика отпусков - процедура ответственная. Требуется учет большого количества факторов - от пожеланий самих работников касательно актуальных сроков до важных потребностей процесса производства. Одновременно необходимо следить за соблюдением норм трудового законодательства. Можно и нужно отражать порядок и все нюансы и условия относительно данного вопроса в основных локальных актах организации. То есть они должны быть прописаны на страницах коллективного договора или ПВТР.

Приказ о составлении графика отпусков: образец и главное содержание

Процедура заполнения такого графика обязана быть подробно описана в инструкции, касающейся вопросов кадрового делопроизводства. Если же она там отсутствует, работа должна начинаться с выхода соответствующего приказа - о составлении графика отпусков. Что он обязан содержать?

1. Ф. И. О. специалиста, на которого возлагается обязанность подготовки данного документа.

2. Сроки согласования с работниками их конкретных пожеланий относительно дат начала отпуска каждого.

3. День, к которому руководитель структурного подразделения утрясает вышеупомянутые пожелания с планами производственных работ каждого отдела.

4. Срок предоставления проекта графика руководству на утверждение.

Ниже мы предлагаем взглянуть на образец составления графика отпусков в виде соответствующего приказа.

Главные принципы работы

Какие требования обязательно должны приниматься во внимание при составлении графика отпусков? Он обязан подразумевать особенности производства, соблюдение технологии работ и принцип взаимозаменяемости сотрудников. Возможности этого заложены Трудовым Кодексом РФ. Во избежание разногласий и споров очередность отпусков с порядком ее определения в обязательном порядке прописывается в коллективном договоре или другом нормативном локальном акте. Например, обязательно указание невозможности одновременного ухода в отпуск руководителя подразделения и его зама.

В зависимости от специфики организации на документальном уровне может быть зафиксировано предоставление ежегодных отпусков лишь в течение определённых месяцев. Например, в школах они бывают только летом, иначе процесс обучения может быть дезорганизован. Бывают ситуации, когда удобно отправить отдыхать сразу большую часть коллектива. Это часто связано с сезонными подъемами и затишьями в работе того или иного производства.

Но в большинстве случаев оптимальный вариант - относительно равномерное распределение отпусков на протяжении календарного года.

С чего начать?

Каковы основные правила составления графика отпусков? Подготовкой проекта его в организациях обычно занимается кадровая служба. Для удобства используются специальные бланки. В современных условиях общеприняты компьютерные программы для составления графика отпусков. На предварительном этапе анализируется информация об использовании их сотрудниками за прошлый период с определением возможного количества дней отдыха на текущий год. Уточняется наличие работников, относящихся к льготным категориям и имеющих право на преимущество в очередности.

Затем данные по сотрудникам передаются руководству отдельных подразделений. Задача их - уточнить мнение работника при составлении графика отпусков (каждого лично) касательно даты ухода или возможности разделения на части. Такие пожелания должны быть разумно согласованы с планами работы подразделения в течение года, на основе чего вырабатывается оптимальная очередность. Таким образом, все отделы утрясают собственные проекты.

Собрав результаты воедино, кадровая служба занимается подготовкой на их основе сводного графика отпусков на всю организацию, который затем передается для утверждения руководству.

Что обязательно для включения

Туда включаются оплачиваемые ежегодные отпуска - основной и дополнительный, а также те календарные дни, которые остались неиспользованными сотрудниками в текущем году. Стандартная длительность основного отпуска - 28 дней (календарных) Часть категорий работающих по закону пользуется отпусками большей продолжительности. О ком идет речь?

Несовершеннолетние (до 18 лет) работники, согласно 267-й статье Трудового кодекса, пользуются правом отпуска длиной в 31 календарный день. Отпуска инвалидов, по 23-й статье ФЗ № 181, касающегося вопросов социальной защиты этой категории, не должны быть короче 30 дней. и других педработников - от 42 до 56 дней (во всех случаях речь идет о днях именно календарных) в зависимости от вида ОУ (детский сад, школа) и должности. Данное положение регламентируется статьей 334 ТК РФ, а также специальным Постановлением правительства № 724, принятом в 2002 году.

Права предусматривают отдых в течение 30-35 дней ежегодно на основании ФЗ № 79, принятого в 2004 году.

О дополнительных отпусках

Выше речь шла об основных ежегодных оплачиваемых отпусках. Кроме того, согласно 116-й статье ТК РФ, существуют ещё и дополнительные отпуска. Право на них имеют те, кто занят на опасных и вредных работах (или имеющих особый характер), трудятся в ненормированных условиях, в местностях Крайнего Севера и т. п., а также в некоторых других конкретных случаях, оговоренных законом.

Каждый из работодателей, учитывая свои финансовые и производственные возможности, имеет полное право устанавливать работникам дополнительные отпуска по собственной инициативе. Порядок такой процедуры, как и типовые правила составления графика отпусков, утверждается коллективным договором с учётом мнения профсоюзной организации. При расчете общей длительности суммируют дни дополнительных отпусков с основными и отражают в графике.

О льготных категориях

Составляя его, не следует забывать о том, что в организации могут быть работники, имеющие право на отпуск в то время, которое удобно для них. Начать составлять график следует непосредственно с этих людей. Кому же светит такая привилегия?

1. Несовершеннолетним, не достигшим 18 лет (по ст. № 267 ТК).

2. Работникам-совместителям (отпуска на основной работе и дополнительной должны совпадать по времени - статья 286 TK).

3. мужа и жены в данном случае обязаны совпадать - статья 11 ФЗ № 76 о статусе военнослужащих).

4. Женщинам до или непосредственно после отпуска, положенного по беременности и родам, или по окончании отпуска, дающегося для длительного ухода за ребенком - статья № 260 TK.

5. Тем работникам, чьи жены используют отпуск по беременности и родам - статья 123 TK.

Даже согласовав все даты и сроки с представителями вышеупомянутых категорий, руководитель должен быть готов к ситуации, когда кто-то из них в течение года поменяет принятое решение и подаст заявление на отпуск с другой даты. Права отказа в данном случае начальник не имеет.

Порядок составления графика отпусков в отдельных случаях

Планировать отпуска работники могут и целиком, и по частям. Разделяя его, следует придерживаться требований 125-й статьи Кодекса. Они заключаются в следующем: как минимум одна из частей должна равняться 14 календарным дням или более. Причина проста и связана с заботой о здоровье граждан. Срок восстановления после напряженной работы в течение года для человека составляет не менее двух недель.

Другой нюанс - подобное разделение по частям отпускного времени возможно лишь по согласованию между работником и руководством. Если кто-то один из них против, раздробить отпуск нельзя. Свое согласие на подобное разделение руководитель подтверждает подписью в графике или приказе отпусков. А где именно расписывается другая сторона - работник - законом не регламентируется. В конкретных организациях пользуются для получения данного подтверждения разными методами.

1. Когда инициатива разделения отпуска - дело работника, им подается заявление с просьбой об этом. Это делается до той даты, когда график должен быть утвержден. В случае согласия работодателя на заявлении им проставляется резолюция "разрешить" с датой и подписью.

2. В ситуации инициативы со стороны руководства при разработке отпускного графика работодателем может быть предложено сотруднику разделение основного отпуска на нужное количество частей с указанием дат начала и окончания каждой из них. Если инициатива встречает понимание, подчиненному предстоит подтвердить - "ознакомлен и согласен" - точно так же, с собственной подписью, ее расшифровкой и текущей датой. Такая форма достижения соглашений соответствует юридически принятым нормам. Но данный способ требует некоторых временных затрат.

3. В форме графика вводится дополнительная колонка - "ознакомлен и согласен" - и строки, предусмотренные для подписей работников с расшифровкой. Расписавшись, сотрудник подтверждает отсутствие претензий по датам отпуска и фактам возможного разделения его по "кускам". Таким образом, экономится рабочее время.

Обратите внимание

Способ этот относится к повсеместно распространенным, но тут существуют некоторые нюансы. Полностью корректным назвать его нельзя. Допустим, получены подписи всех сотрудников, кроме одного. При категорическом отказе заставить его руководство права не имеет. Придётся либо составлять новый график, либо озаботиться сбором подписей всех остальных повторно. То есть данный способ с точки зрения закона достаточно сомнителен.

В некоторых организациях уже в правилах внутреннего распорядка прописан пункт о предоставлении отпусков дважды в год (каждый равен 14 календарным дням). По умолчанию подразумевается подпись сотрудника при ознакомлении с данным документом в качестве согласия на подобное разделение. Но статья 8-я ТК РФ расценивает это как ухудшение положения работающего. Дело в том, что ПВТР - организации, и выражает лишь волю руководителя, но не является соглашением сторон трудовых отношений. Данного его статуса не меняет и учет мнения представителей профсоюза.

О новичках, совместителях и мамах с детьми

Что следует знать относительно вновь принятых сотрудников? Право на оплачиваемый отпуск появляется через полгода непрерывной деятельности в данном месте (122-я статья ТК). По соглашению с работодателем этот срок может быть уменьшен. Для определённой категории работающих (несовершеннолетних, совместителей и т. п.) он не зависит от стажа в данной организации.

Каким образом планируются Это не так просто. Порой отсутствует информация о времени ухода такого сотрудника в отпуск по основному месту. Чаще всего так получается, если процедура разработки графиков в обеих организациях ведется одновременно. Так как обязательность одновременного предоставления строго регламентируется, сроки составления графика отпусков придется планировать, ориентируясь на слова сотрудника. Причём следует быть готовым к возможному переносу даты.

Должен ли график содержать фамилии работниц, находящихся в отпусках по уходу за детьми? Во многих организациях в него включают фамилии всего Женщин, сидящих с малышами, закон туда включать не обязывает, но и не запрещает этого. Фактически очередные отпуска данной категории распланировать заранее нереально. Ведь каждая из работниц пользуется правом прервать отпуск по уходу и вернуться к служебным обязанностям в любой удобный для себя момент.

Помимо того, отсутствует какая-либо информация о том, когда данная сотрудница захочет воспользоваться правом ежегодного отпуска. Поэтому такие случаи всегда следует рассматривать в индивидуальном порядке.

А за прошлые годы?

Как быть с неиспользованными отпусками? Включаются они в график или нет? Действительно ли дни, не использованные на протяжении 2-х лет, могут "сгореть"? Согласно Письму Роструда № 473-6-0 от 2007 года, такие отпуска включаются в общий график или предоставляются по заявлению работника. Удобнее, если они будут отражены при составлении графика отпусков на 2017 (или любой другой) календарный год, так как это даст возможность наглядно представить положение дел с накопленными неиспользованными днями отдыха в разрезе всей организации.

Согласно законодательству, в отпуска следует отправлять работников ежегодно. Случаи перенесения их на следующий год относятся к числу исключений. Предоставить такой "просроченный" отпуск нужно не позже 12 месяцев по окончании года, за который он положен (124-я статья). То есть составление графика отпусков на 2017 год подразумевает внесение в него всей "задолженности" по дням отдыха перед работниками за 2016-й.

Отказывать в предоставлении отпусков два года подряд запрещается, а льготным категориям (несовершеннолетним и работающим в опасных, вредных условиях) положено отдыхать ежегодно. "Сгореть" отпуск не может. Права работника на него сохраняются, но руководителя при обнаружении в случае проверки трудовой инспекцией факта подобной экономии могут серьезно наказать.

Написано пером...

По окончании процедуры утверждения отпускного графика он обязателен для исполнения. Это значит, что перенести без особо веской причины сроки, указанные в документе, начальство не имеет права. А работник обязуется положенные ему дни использовать согласно написанному. В случае возникновения необходимости каких-либо отклонений любое из них оформляется соответствующим приказом с проставлением в графике отметки о причине.

Если сотрудник принимается уже после утверждения документа, отдыхать его отправляют на основании дополнительного приказа о составлении графика отпусков или по личному заявлению.

Оформление - в чем особенности?

Форма отпускного графика может быть разработана организацией самостоятельно с учетом требований 9-й статьи ФЗ № 402 "О бухгалтерском учете". Она содержит в себе список реквизитов первичных документов по учету, которые обязательны. Удобнее всего при составлении графика отпусков брать за основу Т-7 (унифицированную форму). При необходимости лишняя информация оттуда может быть удалена, и внесены дополнительные графы. Например, при отсутствии профсоюзного органа колонку об учете его мнения можно вычеркнуть.

Наименование организации, каждого структурного подразделения, все должности, Ф. И. О. сотрудников приводятся целиком, без сокращений. В случае предоставления отпусков по частям на каждую из них выделяется отдельная строчка. Подписывается документ главным кадровиком и утверждается руководством организации. Обязательна дата составления графика отпусков. Мнение профсоюзного органа учитывается при его наличии на предприятии.

Позаботимся о людях

Необходимо ли обязательное знакомство каждого сотрудника с составленным графиком? В данном случае единства мнений среди экспертов по трудовому законодательству не наблюдается. Часть из них относит такой график к локальным актам с необходимостью ознакомления каждого под подпись. Другие сходятся во мнении, что это не обязательно.

На практике в большинстве организаций составление графика отпусков все же подразумевает сбор подписей работников под ним - в целях информирования последних. График обычно размещают в общедоступном месте на информационном стенде.

Примечания к нему могут содержать любую информацию, необходимую кадровым работникам. Например - причины переноса отпусков и т. п. Оригинал документа принято хранить в отделе кадров. Копия обычно предоставляется финансовым службам в целях бухгалтерского учета для оценки и планирования материальных резервов на выплату отпускных. Остальным структурным подразделениям, как правило, выдаются выписки из графика для удобства организации производственной деятельности.

Срок хранения подобного документа - год после окончания текущего календарного периода. Отсутствие его на предприятии чревато ответственностью административного характера, так как считается нарушением. Статья 5.27 КоАП РФ назначает наказание за это в виде штрафа от одной до пяти тыс. руб. (должностные лица) или 30 000-50 000 руб. (юридические).

На 2017 год график отпусков устанавливает очередность, в которой сотрудники предприятия имеют право на отдых. Об этом говорится в первой части 123 статьи ТК России. Данный документ, как отмечается во второй части 123 статьи ТК РФ, является обязательным как для всех работников, так и для руководителя предприятия.

В случае отсутствия графика на 2017 год или если этот график сформирован с нарушениями, виновные в этом в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ могут быть привлечены к административной ответственности за нарушение законодательства России о труде и об охране труда. На виновных лиц могут быть наложены следующие наказания:

Предупреждение или штраф от одной до пяти тысяч рублей - на должностных лиц;

Штраф от тридцати до пятидесяти тысяч рублей - на юридических лиц.

2017: оформление и утверждение графика отпусков

С целью формирования графика отпусков на 2017 год существует возможность:

Использовать унифицированную форму под номером Т-7. Последняя утверждена постановлением Госкомстата Российской Федерации под номером 1 от 5.02.2004 года;

Учитывая положения 9 статьи Федерального закона под номером 402-ФЗ от 6.12.2011 года с именем «О бухгалтерском учете» и информации Минфина РФ под номером ПО-10/2012.

Данный график отпусков должен подписать начальник кадровой службы, а утвердить - руководитель предприятия.

При наличии в организации профессионального союза при формировании графика необходимо учитывать и его мнение. О вышесказанном говорит закон, а именно - первая часть 123 статьи ТК России.

Важно данный график отпусков на 2017 год утвердить не позднее 16.12.2016 года. Эта информация указана в первой части 123 статьи ТК России. Именно к этому указанному дню график должен быть сформирован.

От чего именно зависит содержание графика отпусков на 2017 год

В случае формирования графика существует необходимость в учете специфики работы предприятия и всех пожеланий работников, а также особенности трудовых договоров определенных категорий сотрудников:

Право на отпуск могут иметь работники, которые на предприятии уже проработали более 6 месяцев. Этот факт указан во второй части 122 статьи ТК России. Категории сотрудников, которые имеют право взять отпуск раньше срока мы перечислим ниже;

Какие же работники имеют право уйти в отпуск, если они в компании проработали меньше шести месяцев. Перечень этих работников приводим далее:

Согласно третьей части 122 и 267 статей ТК, сотрудники до 18 лет имеют право уйти в отпуск в удобное для них время;

Беременные женщины, а также те, которые находятся в отпуске по беременности и родам имеют право уйти в отпуск перед самым отпуском по беременности и родам или после него. Это ясно сказано в третьей части 122 и 260 статьи ТК России;

Сотрудники, которые усыновили ребенка или детей в возрасте до 3 месяцев имеют право уйти в отпуск в период с момента усыновления в достижении ребенком 3 месяцев. Законодательный акт, подтверждающий это - третья часть 122 статьи ТК России;

Сотрудники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам имеют право на отпуск в период отпуска по беременности и родам (четвертая часть 123 статьи ТК России);

Сотрудники, с которыми заключен договор по совместительству, имеют право на отпуск одновременно с отпуском, который предоставлен по основному месту работы (первая часть 286 статьи ТК России).

Сотрудник вправе получить право на долгосрочное получение отпуска. Если сотрудник имеет льготную категорию, то его отпуск должен быть запланирован в графике отпусков в период до завершения времени трудового договора.

Стороны договорились о досрочном предоставлении отпуска. В соглашении сторон может быть указано, что отпуск может предоставляться сотруднику до завершения 6 месяцев непрерывной работы. В данной ситуации отпуск работнику нужно указать в график отпусков. При отсутствии подобной договоренности нет никакого смысла вносить данного сотрудника в график отпусков, потому что он еще не имеет права на отпуск.

Если договор между сторонами начинается и заканчивается в данном году, то руководителю предприятия нужно планировать отпуск сотрудника на следующий год, поскольку трудовые отношения заканчиваются в его наступлении.

В случае увольнения руководитель организации обязан выплатить сотруднику компенсацию за неиспользованный отпуск за шесть месяцев работы. Об этом говорится в первой части 127 статьи ТК России.

Планирование количества дней отпуска в графике на 2017 год

Ежегодный отпуск, предоставляемый работнику, длится двадцать восемь календарных дней. Об этом говорится в 115 статье ТК России.

Удлиненные вышеупомянутые отпуска могут иметь следующие работники:

Согласно 267 статье ТК России, сотрудникам в возрасте до 18 лет разрешается отпуск в 31 календарный день;

Независимо от группы инвалидов работают инвалиды - не менее тридцати календарных дней. На этом отмечено в 23 статье Федерального закона под номером 181-ФЗ от 24.11.1995 года;

Педагогические сотрудники - от сорока двух до пятидесяти шести календарных дней. Об этом говорится в 334 статье ТК России, постановлении Правительства России под номером 466 от 14.05.2015 года;

Государственные служащие имеют отпуск тридцать или тридцать пять календарных дней в зависимости от того, какую должность они занимают. Об этом говорится в 46 статье Федерального закона под номером 79-ФЗ от 27 июля 2004 года.

В случае формирования графика отпусков в него необходимо заложить удлиненную продолжительность основного оплачиваемого отпуска таких сотрудников.

За вредные условия труда, ненормированный рабочий день, особый характер работы на Крайнем Севере, а также приравненных к нему регионах работнику также добавляется дополнительный оплачиваемый отпуск. Вышесказанное указано 116-119 статьях ТК России.

При исчислении общей продолжительности ежегодного отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска по количеству дней добавляются к ежегодному основному оплачиваемому отпуску. Об этом говориться во второй части 120 статьи ТК России. Аналогично необходимо сделать и в случае формирования графика отпусков - добавить продолжительность дополнительного и основного отпуска.

Нужно ли на 2017 год в график отпусков закладывать...

Учебный отпуск

График отпусков формируется и утверждается для ежегодных дополнительных и основных отпусков. А учебный отпуск считается целевым и никакого отношения к вышеназванным отпускам не имеет.

Если же сотрудник предприятия может, например, работать и сдавать экзамены, то учебный отпуск оформлять нет необходимости и этого делать не нужно.

При отсутствии же такой возможности, сотрудник предприятия должен предоставить руководителю предприятия справку-вызов, а также заявление о предоставлении ему необходимого отпуска.

Также следует отметить, что учебные отпуска в график отпусков не вносят.

Накопленный, но при этом неиспользованный отпуск

К наступлению нового календарного года сотрудник имеет возможность накопить отпускной стаж, дающий ему право использовать большее количество дней отпуска, больше, чем предоставляется в определенный календарный год. Поэтому надо ли это учитывать при формировании календаря отпусков?

Руководитель предприятия подобные отпуска может включить на очередной календарный год или предоставить их сотруднику в результате договоренности с ним. Об этом говорит письмо Роструда под номером 473-6-0 от 1.03.2007 года.

Включение неиспользованного отпуска в график предприятию дает возможность в большей степени рационально использовать свой фонд рабочего времени, а также действовать в соответствии с нормами трудового законодательства Российской Федерации:

В течение 2 лет подряд запрещено не предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск. Этот факт указан в четвертой части 124 статьи ТК Российской Федерации;

Согласно третьей части 124 статьи ТК России, неиспользованный отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего времени, на который предоставляется данный отпуск.

Обычно работники предприятий накопленные отпуска используют не сразу, а постепенно.

Прежде всего в определенном текущем периоде работник предприятия должен пользоваться отпуском за текущий год. На этом отмечено в первой части 122 статьи ТК России. Также нужно сказать, что для неиспользованных отпусков прошлого периода может быть любая очередность.

Если не использованы отпуски не будут включены в график отпусков, то сотрудник также имеет право использовать их так, как он хочет. Получив согласие руководителя предприятия, работник может взять отпуск за прошлый год в любое время нынешнего календарного года.

Изменение графика отпусков на 2017 год

В случае существующей потребности, график отпусков существует возможность изменить.

Перенос по написанному работником заявлению. В первой части 124 статьи ТК России сказано, что сотрудник по личным обстоятельствам имеет право перенести отпуск. В этом случае корректирующие данные необходимо внести в восьмую и девятую графы графика отпусков, который сформирован по форме под номером Т-7.

Сотрудника предприятия отозвали из отпуска. Как говорится во второй части 125 статьи сотрудник предприятия, будучи в отпуске, может быть отозван из него.

Форма под номером Т-7 не имеет специальной графы для внесения данных, касающихся отзыва. В данном случае существует возможность использовать 10 графу под названием «Примечание». Именно в этой графе нужно отметить, что сотрудник из ежегодного отпуска был отозван, а также после этого поставить дату отзыва. В восьмой графе необходимо отразить реквизиты приказа об отзыве работника из отпуска, а в девятой графе - дату начала использования остальных дней данного отпуска.

Существует ли необходимость из-за новых сотрудников менять график отпусков?

В случае приема новых сотрудников на работу нет необходимости в изменении графика отпусков.

Однако иногда бывает удобно составить план отпусков сотрудников, которые недавно прибыли на предприятие. Порядок внесения подобных изменений в график отпусков не установлено.

Сейчас на практике существует возможность встретить 2 варианта действий.

Рассмотрим первый вариант. Дополнительно к действующему графику отпусков создают приложение – подобное письмо по унифицированной форме под номером Т-7, которое содержит записи отпусков новых сотрудников. Данный график должен утвердить руководитель предприятия, а перед этим обязательно согласовать его с профсоюзом. Конечно, если этот профсоюз существует в организации. О вышесказанном говорится в первом пункте 123 статьи и 272 статьи ТК России.

Теперь рассмотрим второй вариант. Согласно первой части 123 статьи ТК России в действующий график отпусков, который утвержден к приему на работу нового сотрудника, не вносят никаких дополнений или изменений. Если сотрудник компании захочет уйти в отпуск, который не включен в график, то он руководителю предприятия должен подать заявление, написанное в произвольной форме. После своего согласия, если такое будет, руководитель компании должен выдать и приказ о предоставлении отпуска. Данные об отпуске вносятся в личную карточку сотрудника.

Ознакомление персонала с графиком отпусков

Как отмечается в третьей части 123 статьи ТК России, руководитель предприятия должен предупредить работника о дате начала отпуска не позднее, чем за 2 недели.

Об обязанности ознакомить работника с графиком отпусков трудовое законодательство ничего не говорит. Данное решение должно быть принято только внутри предприятия.

Графиком отпусков называется локальный нормативный акт, который является обязательным для принятия и выполнения руководителем предприятия и сотрудниками. Это значит, что ни руководитель организации, ни сотрудник не имеют никакого права в одностороннем порядке изменять установленное графиком время ухода в отпуск. Руководитель должен ознакомить всех сотрудников под роспись с принятым локальным нормативным актом, связанным с их трудовой деятельностью.

Существует возможность использовать 1 из 2 вариантов ознакомления сотрудников с графиком отпусков.

Первый вариант заключается в том, что сразу же после утверждения графика работодателем пускать по каждому из отделов ознакомительные письма. В них каждый из работников отмечает даты ознакомления с представленным графиком и ставит свою подпись.

Второй вариант ознакомления сотрудников заключается в том, что в случае внесения изменений в утвержденный график, работник предприятия подписывается напротив даты предполагаемого отпуска в десятой графе под названием «Примечание».

Начните работу над документом вовремя, чтобы уложиться в срок. Узнайте, как составить безопасный график отпусков - 2020. Эксперты составили полное руководство к действию.

В статье:

Скачайте полезный документ:

График отпусков на 2020 год: кто составляет и когда

График отпусков - обязательный документ, который составляют ежегодно. В нем прописывают, как сотрудники компании будут отдыхать в следующем календарном году. Соблюдать документ обязаны и работники, и сам работодатель. Последнему нужно составить документ с четко прописанными датами.

График отпусков нужен, чтобы:

1. Заранее составить уведомление, выплатить отпускные и выполнить все остальные обязательства по отношению к отпускнику.
2. Вовремя найти замену специалисту, который уходит в отпуск.
3. Не допустить, чтобы сотрудники накапливали неиспользованные отпускные дни - за это компанию могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по рабочим группам, бригадам и отделам так, чтобы ни одно подразделение не простаивало из-за одновременного отсутствия нескольких сотрудников.

Составление графика отпусков на 2020 год поручают кадровику. Можно взять за основу унифицированную форму № Т-7 , утвержденную постановлением Госкомстата РФ №1 от 5.01.2004 года. Также вы можете разработать собственный бланк документа, утвердив его приказом. Документ заверяют подписью руководителя кадровой службы и передают на утверждение директору компании.

Внимание! ГИТ контролирует сроки утверждения документа на 2020 год и строго следит за их соблюдением. Крайняя дата - 17 декабря, в 2019 году это вторник. Можно перестраховаться и утвердить документ 2020 год заранее. Учитывайте продолжительность рабочей недели в вашей организации.

Сведения, которые должны быть в образце:

1. Реквизиты работодателя.
2. Информация о работнике: структурное подразделение, должность или профессия, табельный номер, фамилия, имя и отчество.
3. Даты начала отпуска.
4. Количество календарных дней отпуска.
5. Данные о переносе и примечания, отражающие его причину.

Как избавиться от долгов по отпускам за 2019 год

Кадровику нужно посчитать дни отпуска, которые сотрудники накопили за прошлые периоды работы в компании. Правильное количество дней, которые работник вправе использовать в 2020 году, нужно указать в графике отпусков, или составить отдельный график погашения задолженностей по отпускам.

График погашения задолженностей по отпускам

Есть несколько способов погасить долги по отпускам, если сотрудник не против получить за них денежную компенсацию, а вы не хотите тянуть такие долги на следующий год. У каждого из них свои плюсы и минусы.

Шпаргалка. Как избавиться от накопившихся задолженностей по отпускам

Порядок составления на 2020 год : пошаговый алгоритм

Шаг 1. Узнайте желания работников

Кого внести в новый график

Вносите в шаблон документа на 2020 год всех штатных сотрудников, в том числе внешних и внутренних совместителей. Вы можете не отражать в общем списке декретниц, которые в следующем календарном году не планируют возвращаться к работе. Но тех, у кого декрет в следующем году заканчивается, вносите сразу.

Новичкам, устроившимся в компанию после утверждения документа, отпуск за первый год предоставляется по заявлениям, а не по графику.

Проверьте, есть ли в коллективе есть льготники. Они имеют право на отпуск в любое удобное время согласно нормам ТК.

Если компания большая, уполномочьте линейных руководителей составить предварительные проекты графиков по каждому отделу, а затем объедините их в сводный график отпусков в экселе (скачать типовой шаблон можно онлайн). Сделать это быстро и без ошибок поможет умная таблица Excel от экспертов журнала Кадровое дело . Она поможет разобраться с датами окончания отпусков с учетом праздников, предупредит, у кого в ближайшее время начнется отпуск и сформирует унифицированную форму графика.

Умный график отпусков: обновленная версия на 2020 год

Внимание! С октября 2018 года вступила в силу новая статья 262.2 ТК РФ, закрепляющая за работниками с тремя и более детьми в возрасте до 12 лет право взять в любое удобное время.

Учет мнения работников позволит избежать обид и конфликтов при составлении графика отпусков. Собрать пожелания подчиненных целесообразно поручить руководителям подразделений. Они учтут взаимозаменяемость сотрудников, сезонную нагрузку. Если организация маленькая, то собрать пожелания всех работников может кадровый работник.

Совет от редакции журнала «Кадровое дело»

Заранее обсудите с сотрудниками сроки ухода в отпуск или запросите сведения в письменной форме. Например, поручите начальникам отделов и рабочих групп составить предварительные графики, а затем сведите их в один документ. Что для этого нужно, читайте в статье:

Шаг 2. Составьте предварительные графики

Часто учесть желание всех работников просто нет возможности. В этом случае без изменений оставляем только пожелания льготных категорий. Остальным даем возможность самостоятельно договориться о времени отпуска.

Многие работники хотят пойти в отпуск именно летом. Чтобы это обеспечить, можно запланировать отпуска по частям. В этом случае работник будет указан в графике отпусков двумя строчками. При этом учтите:

1. Понадобится письменное подтверждение, что работник согласен на разделение отпуска на части.
2. Одна из частей отпуска должна быть 14 или более календарных дней.

Если договориться у работников не получается, то руководители подразделений могут запланировать им отпуск в тот период, когда это удобно для организации. Кстати, некоторые месяцы можно вообще сделать «закрытыми для отпусков». Работодатель вправе это сделать, если из-за особенностей производства отсутствие работника в этот период может плохо отразиться на нормальном ходе работы организации.

Шаг 3. Проверьте предварительные графики

Предварительно составленные графики руководители подразделений передают в кадровую службу для проверки. Кадровик проверит, не начинается ли отпуск раньше, чем период, за который он предоставляется.

Шаг. 4. Оформите проект графика отпусков

Проект - это оформленный, но еще не подписанный и не утвержденный документ. Чтобы сотрудники меньше конфликтовали из-за отпусков, соберите у них заявления с пожеланиями, когда и на сколько они планируют уйти в ежегодный оплачиваемый отпуск в следующем году. Составьте проект графика отпусков - 2020. Так спасете свои нервы и сэкономите время - не придется объяснять забывчивому работнику, почему его отпуск в графике поставили на ноябрь, хотя он хотел отдыхать летом.

Шпаргалка. Как составить проект графика отпусков

Шаг 5. Согласуйте и утвердите график отпусков

График отпусков нужно согласовать с профсоюзом, но только если он есть в компании. Проект документа в профкоме обязаны рассмотреть в течение 5 рабочих дней. Не дождались мотивированного мнения - утверждаете без согласия.

Утвердить график отпусков нужно за 2 недели до наступления следующего календарного года. 17 декабря - самый поздний срок утверждения графика.

1. График отпусков может утвердить руководитель организации. Для этого он ставит дату и свою подпись в верхнем правом углу документа.
2. График отпусков можно утвердить, если издать приказ по основной деятельности компании и включить в него пункт «Утвердить график отпусков на 2020 год». Сам график отпусков будет приложением к приказу.

Внимание! В законе не указано, каким способом нужно утверждать график отпусков. Руководитель делает это на свое усмотрение.

Прежде чем отдавать график отпусков на 2020 год руководителю на подпись, проверьте, нет ли этих ошибок в вашем документе.

Типичные ошибки в графике отпусков

Эксперты советуют утвердить документ первым способом. Во-первых, в унифицированной форме Т-7 предусмотрен гриф утверждения лично руководителем. Во-вторых, срок хранения графика отпусков очень маленький - всего один год с момента окончания их действия, и нецелесообразно утверждать такие документы приказами, которые хранятся постоянно.

Закон не требует ставить на графике печать организации. Документ предназначен только для внутреннего использования.

Шаг 6. Ознакомьте работников с графиком отпусков

Трудовой кодекс прямо не предусматривает, что работников нужно знакомить с графиком отпусков под расписку. Статья 123 ТК РФ говорит только о том, что нужно извещать работника о начале отпуска за 2 недели до его начала. Но Роструд (письмо от 01.08.2012 № ПГ/5883-6-1) считает, что график отпусков является локальным актом организации, поэтому работодатель обязан знакомить с ним работников под подпись.

Экспертный ответ из «Системы Кадры»

Нужно ли знакомить сотрудников с графиком отпусков?
Рассказывает Нина Ковязина, заместитель директора департамента Минздрава России

Однозначный ответ на этот вопрос закон не содержит. В настоящее время по этому вопросу есть две противоположные позиции.

Размер штрафов:

• Для должностных лиц (бухгалтер, кадровик) - предупреждение или штраф 1000-5000 руб.
• Для ИП - штраф 1000-5000 руб.
• Для организаций - от 30 000 до 50 000 руб.
• Такой же штрафы грозит тем, кто не утвердил документ вовсе.

Где скачать образец графика на 2020 год

Пример заполнения графика отпусков на 2020 год

Используйте «умный» документ в формате excel, чтобы уложиться в отведенные законом сроки и не допустить ошибок при работе над документом. К таблице прилагается готовый шаблон для распечатки - унифицированная форма №Т-7 со всеми необходимыми реквизитами. Составляя доумент, старайтесь учитывать пожелания сотрудников и соблюдайте права многодетных родителей и других льготников, которым ТК РФ разрешает брать отпуск в любое удобное время.

Одним из обязательных локальных нормативных актов, которые должны быть утверж­дены работодателем, является график отпусков. Причем составлять и утверждать его нужно ежегодно с учетом пожеланий работников. Если сотрудников в организации много, задача эта не такая уж простая, а времени на ее выполнение осталось немного.

График отпусков на следующий год необходимо утверждать не позднее чем за две недели до начала следующего года, то есть не позднее 17 декабря (ст. 123 ТК РФ). В текущем году эта дата выпадает на субботу, поэтому с графиком на 2017 год нужно управиться до 19 декабря
(ст. 14 ТК РФ). Однако оставлять эту задачу на последние дни не стоит.

Отсутствие графика отпусков, его утверждение в более поздние сроки или несоблюдение порядка его составления – это нарушение трудового законодательства (решение Свердловского областного суда от 01.09.2015 по делу № 72-974/2015, постановление Смоленского областного суда от 27.01.2014 № 4-«а»-545/2013, решение Новосибирского областного суда от 25.01.2011 № 7-12-2011).

За такое нарушение могут оштрафовать:

• организацию – на сумму от 30 000 рублей до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП);
• индивидуального предпринимателя – на сумму от 1000 до 5000 рублей.

А если пренебрежение графиком отпусков будет выявлено уже не первый раз, штраф возрастет:

• для организации – до 50 000–70 000 рублей;
• для ИП – до 10 000–20 000 рублей.

Но и без этого иметь утвержденный график отпусков – в интересах работодателя. Ведь он устанавливает время предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на следующий год и обязателен как для работодателя, так и для сотрудников. То есть именно этот документ поможет избежать споров с работниками о времени предоставления отпусков. И даже если в штате всего 7–10 человек и кажется, что легко можно определиться, кто и когда пойдет в отпуск, договоренности всегда лучше фиксировать. А если законодательство требует утверждать график отпусков, то лучше это делать именно в такой форме.

Опросный лист и оптимальная очередность

Какого-либо особого порядка или универсального способа, как опросить работников о желаемом времени ухода в отпуск, нет. Как правило, в этих целях используется опросный лист в произвольной форме. В нем отражаются фамилия и должность каждого сотрудника, даты отпуска (или каждой части отпуска), дата заполнения опросного листа и подпись работника. Наличие такого документа при необходимости поможет подтвердить, что график отпусков составлен с учетом мнения работников.

Опросных листов может быть и несколько. Здесь нужно ориентироваться на численность штата и структуру организации. Если в организации есть подразделения, то опросные листы лучше формировать по таким подразделениям. Далеко не всех работников можно отпустить в отпуск одновременно без ущерба для работы, а лучше руководителя подразделения никто не знает,
кто из работников взаимозаменяем. Поэтому согласование пожеланий сотрудников с планом работы подразделения стоит оставить на его усмотрение. Но чтобы он мог установить оптимальную очередность отпусков, предоставьте ему информацию о работниках в его подразделении, которым работодатель просто обязан предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск в удобное для них время. В частности, это:

• работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
• один из родителей (опекун, попечитель, приемный родитель), воспитывающий
  ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• женщины, имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет, равно как и одинокие мужчины, также имеющие двоих и более детей в возрасте до 12 лет (подп. «б» п. 3 постановления ЦК КПСС, Совмина СССР от 22.01.1981 № 235; решение ВС РФ
  от 17.06.2014 № АКПИ14-440);
• работники, отозванные из ежегодного отпуска (в части сорвавшегося отпуска)
  (ст. 125 ТК РФ);
• почетные доноры России и СССР (п. 1 ч. 1 и ч. 2 ст. 23 Закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ).

Кроме того, есть категории работников, которые вправе взять отпуск в определенное время, и работодатель не может им отказать. Так, муж имеет безусловное право на отпуск в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ). Сотрудница – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ). Внешний совместитель – одновременно с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ). Родитель (опекун, попечитель) несовершеннолетнего ребенка – для сопровождения его при поступлении в среднее или высшее учебное заведение, расположенное в другом регионе (если работодатель находится в районе Крайнего Севера или приравненной к нему местности) (ст. 322 ТК РФ).

Обратите внимание

Работодатель может, но не обязан, по желанию сотрудника разделить ежегодный оплачиваемый отпуск на части, причем одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ). Разделение отпуска на части должно быть указано в графике в виде отдельных интервалов.

На момент утверждения графика информации, что такие-то работники имеют право на отпуск в определенное время, может и не быть. Поэтому учитывать их при составлении графика можно так же, как обычно. А впоследствии, при поступлении заявления и подтверждающих документов от них, внести в график изменения.

Наконец, на момент составления графика отпусков в штате могут быть сотрудники, которые
на начало 2017 года еще не отработают полгода. Между тем право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 122 ТК РФ). Это не значит, что таких работников не нужно включать в график. Ведь не только установленные полгода, но и их рабочий год, до окончания которого им нужно предоставить отпуск, завершатся раньше окончания 2017 года. Но если вы не хотите предоставлять отпуск авансом, отсутствие шестимесячного стажа следует учесть при установлении очередности отпусков. Правда, это не касается следующих работников
(ст. 122 ТК РФ):

• женщин – в части отпуска перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• несовершеннолетних работников;
• работников, усыновивших ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• работника, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

Таким сотрудникам работодатель обязан предоставить отпуск по их заявлению, даже если полгода непрерывной работы еще не истекли. Кроме того, другими федеральными законами могут быть предусмотрены иные случаи, когда работодатель обязан предоставить отпуск авансом.

Как составить и утвердить

Для составления графика отпусков можно использовать унифицированную форму № Т-7
(утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В то же время работодатель вправе разработать и собственную форму. Главное, чтобы в ней присутствовали все обязательные реквизиты первичного учетного документа (п. 2, 4 ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

На момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1–6 (форма № Т-7).

В графе 1 указывается структурное подразделение, к которому относится работник. В графе 2 – его должность (специальность) согласно штатному расписанию. В графе 3 – фамилия, имя и отчество. В графе 4 – табельный номер.

В графе 5 нужно указать количество дней отпуска работника в календарных днях, на которые он имеет право в будущем году. Отдельной строкой оформляется информация о частях отпуска, если он разбивается.

Напомним, что по общему правилу, все работники имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск длительностью в 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Но, например, ежегодный основной оплачиваемый отпуск несовершеннолетних работников составляет
31 календарный день (ст. 267 ТК РФ). Кроме того, отдельным категориям работников должны предоставляться дополнительные отпуска. В частности, лицам, занятым на вредных или опасных работах, а также тем, кто работает в режиме с ненормированным рабочим днем
или же трудится в «северных» компаниях (ст. 116–119, 321 ТК РФ).

В графике отпусков учитываются все дни отпуска – как основного, так и дополнительного.
Если у работника есть неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, их также нужно включить в график.

При этом даже если на календарный год, на который составляется график, попадают два рабочих года работника, рассчитывать количество дней отпуска пропорционально месяцам рабочих годов не нужно. По общему правилу отпуск предоставляется в полном объеме независимо от стажа. Пропорция рассчитывается только в двух случаях:

• при увольнении работника;
• при предоставлении дополнительного отпуска для лиц, занятых на вредных или опасных работах.

В полном объеме «вредный» отпуск предоставляется только при «вредном» стаже не менее
11 месяцев (ст. 121 ТК РФ; п. 8 Инструкции, утв. постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС
от 21.11.1975 № 273/П-20). В иных случаях он предоставляется пропорционально отработанному во вредных условиях времени (письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Поэтому в графике отпусков нужно указать общее количество дней отпуска, на которые работник имеет право за свой очередной рабочий год.

В графе 6 указывается дата начала отпуска.

Обратите внимание

При исчислении общей продолжительности ежегодного оплачиваемого отпуска дополнительные оплачиваемые отпуска суммируются с основным.

После того, как график составлен (заполнены графы 1–6), он передается на утверж­дение руководителю организации (ИП). Затем с утвержденным графиком под подпись нужно ознакомить работников. Для этого можно заранее предусмотреть в графике дополнительную графу или завести отдельную ведомость.

Графы 7–10 графика заполняются уже в течение года, на который он составлен, по мере предоставления отпусков.

В графе 7 указывается дата, с которой работник фактически ушел в отпуск.

В графе 8 отражается основание переноса отпуска, то есть реквизиты соответствующего приказа. В графе 9 – дата предполагаемого (перенесенного) отпуска в текущем или следующем году.

Графа 10 предназначена для примечаний специалиста, следящего за соблюдением графика отпусков. Она может содержать любую ознакомительную информацию, например, причину переноса отпуска, отметку об отзыве из него или сведения, за какой рабочий год предоставлен отпуск.

Так, первый рабочий год каждого работника берет отсчет с первого дня его работы. В зависимости от того, есть ли у работника исключаемые из отпускного стажа периоды, следующий рабочий год может начинаться в ту же дату или позже. Но в любом случае у каждого сотрудника свой рабочий год, который, как правило, не совпадает с календарным годом. Поэтому может получиться, что по графику в течение одного календарного года работнику будут предоставлены отпуска за два рабочих года. Отметку об этом стоит сделать в графе 10.

ПРИМЕР 1. «НАСЛОЕНИЕ» ОТПУСКОВ ЗА ДВА РАБОЧИХ ГОДА

Работник принят в штат 8 июля 2016 года. Первый рабочий год для него – 8 июля 2016 года – 7 июля 2017 года. Второй – 8 июля 2017 года – 7 июля 2018 года. Отпуск за первый рабочий год ему может быть предоставлен, например, в июне 2017 года, за второй – в ноябре 2017 года. То есть в 2017 году будет предоставлен отпуск за два рабочих года.

Другая ситуация – когда в график не попадает ни один отпуск. Тогда в графе 10 стоит сделать отметку, что отпуск за рабочий год, приходящийся на 2017 год, был полностью использован в прошлом году.

ПРИМЕР 2. СОТРУДНИК НА «НУЛЕВОМ» ОТРЕЗКЕ

Работник принят в штат 8 декабря 2015 года. Первый рабочий год для него – 8 декабря 2015 года – 7 декабря 2016 года. Второй – 8 декабря 2016 года – 7 декабря 2017 года.
Отпуск за первый рабочий год ему был предоставлен в июне 2016 года, а отпуск за второй рабочий год – в декабре 2016 года. В итоге, в графике на 2017 год отпуск работника предусмотрен не будет.

Как предоставить отпуск по графику

Чтобы предоставить работнику отпуск согласно графику отпусков:

1. Не позднее чем за две недели до начала отпуска вручите ему под подпись уведомление о начале отпуска (ст. 123 ТК РФ). Использовать можно как отдельные извещения, ознакомительные листы и ведомости, так и опять же сам график отпусков, заранее добавив в него две дополнительные графы для подписи и даты уведомления об отпуске
   (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).
2. Оформите приказ о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).
3. В табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или № Т-13) обозначьте дни:

• ежегодного основного оплачиваемого отпуска – буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09»;
• ежегодного дополнительного оплачива­емого отпуска – буквенным кодом «ОД»
  или цифровым кодом «10».

1. Сделайте отметку об отпуске в разделе VIII личной карточки работника (форма № Т-2).

Как предоставить отпуск не по графику

Предоставлять работнику отпуск не по графику работодатель не обязан, если, конечно, речь
не идет о льготной категории работников и случаях, прямо установленных законодательством. Но при желании пойти навстречу работнику можно.

В любом случае для предоставления отпуска не по графику потребуются заявление работника о новых датах отпуска и приказ работодателя о переносе отпуска. Вносить изменения в график отпусков не надо. Им предусмотрены специальные графы для отражения таких сведений.

Аналогичным образом предоставляется отпуск тем работникам, которые были приняты в штат уже после утверждения графика отпусков и не включены в него. При этом в график отпусков данные о таких работниках не вносятся.

Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Оксана Доброва

Бизнес блоги