Трудовое законодательство обязывает работодателей вести учёт отработанного сотрудниками времени. Учитывать отработанные часы должны организации независимо от юридического статуса и индивидуальные предприниматели. Специально для этого Госкомстатом разработаны и утверждены формы Табеля учёта рабочего времени N Т-12 и N Т-13.
Приведём инструкцию по заполнению, которая поможет правильно отразить данные и использовать табель рационально.
Для чего нужен табель учёта рабочего времени
Табель учёта рабочего времени, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, помогает кадровой службе и бухгалтерии предприятия:
- учитывать время, отработанное или неотработанное наёмным работником;
- контролировать соблюдение графика рабочего времени (явки, неявки, опоздания);
- иметь официальные сведения об отработанном каждым работником времени для расчёта зарплаты или составления статистической отчётности.
Бухгалтеру он поможет подтвердить правомерность начисления или неначисления сумм зарплаты и компенсаций каждому работнику. Кадровику — отследить явку и в случае необходимости обосновать взыскание, наложенное на работника.
Табель учёта рабочего времени относится к формам документов, которые выдаются работнику при увольнении вместе с трудовой книжкой по его запросу (ст. 84.1 НК РФ).
Стоит отметить, что унифицированные формы табелей N Т-12 и N Т-13 с 1 января 2013 г. не обязательны для применения. Однако учёт вести работодатели обязаны (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Организации и ИП могут использовать другие способы контроля времени нахождения сотрудников на рабочих местах. Но по факту формат бланка, разработанный Госткомстатом, достаточно удобен и продолжает повсеместно применяться.
Кто ведет табель в организации
Согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичных учётных документов:
- табель рабочего времени на 2019 год составляет и ведёт уполномоченное лицо;
- подписывают документ руководитель подразделения и работник кадровой службы;
- после чего он передаётся в бухгалтерию.
Как мы видим, правила не устанавливают должность работника, который ведёт табель учёта использования рабочего времени. Руководство вправе назначить любого для выполнения этой задачи. Для этого издаётся приказ с указанием должности и фамилии ответственного лица. Если приказ о назначении такого работника не выпущен, то обязанность вести учёт должна быть прописана в трудовом договоре. Иначе требовать от сотрудника ведения учёта неправомерно. В крупных организациях в каждом отделе назначается такой работник. Он заполняет в течение месяца бланк, отдаёт на подпись начальнику отдела, тот в свою очередь, проверив данные, передаёт форму кадровику. Сотрудник отдела кадров сверяет информацию, заполняет на её основе необходимые для своей работы документы, подписывает табель и передаёт бухгалтеру.
В маленьких фирмах такая длинная цепочка не соблюдается — табель учёта ведёт кадровый работник, а затем сразу передаёт в бухгалтерию.
Чем отличаются формы N Т-12 и N Т-13 Табеля учёта рабочего времени
Отличаются две утверждённые формы тем, одна из них (Т-13) используется в учреждениях и фирмах, где установлен специальный турникет — автоматическая система, контролирующая явку сотрудников. А форма Т-12 считается универсальной и содержит, кроме того, дополнительный Раздел 2. В нем можно отражать расчёты с работниками по оплате труда. Но если фирма ведёт расчёты с персоналом как отдельный вид учёта, раздел 2 просто остаётся пустым.
Заполнение табеля рабочего времени
Применяются два способа заполнения табеля:
- сплошное заполнение — каждый день отмечаются все явки и неявки;
- заполнение по отклонениям — отмечаются только опоздания, неявки.
Приведём для примера инструкцию по заполнению формы Т-13 методом сплошного заполнения.
Шаг 1 — название организации и структурного подразделения
Вверху вписывают название фирмы (ФИО ИП) и наименование структурной единицы. Это может быть отдел продаж, отдел маркетинга, производственный отдел и т.п.
Шаг 2 — код по ОКПО
ОКПО — общероссийский классификатор предприятий и организаций. Содержится в базах Росстата, состоит из:
- 8 цифр для юрлиц;
- 10 цифр для ИП.
Шаг 3 — номер документа и дата составления
- Номер документу присваивается по порядку.
- Датой составления обычно проставляется последний день отчётного месяца.
Шаг 4 — отчётный период
Табель учёта рабочего времени сдают за месяц — период с первого по последнее число августа в нашем случае.
Шаг 5 — информация о работнике
Для каждого сотрудника отдела заполняется отдельная строка.
- Порядковый номер в табеле.
- Фамилия и должность работника.
- Табельный номер присваивается каждому работнику и используется во всех внутренних документах учёта. Сохраняется за сотрудником на всё время работы в организации и не передаётся другому человеку еще несколько лет после увольнения.
Шаг 6 — сведения о явках и количестве часов
Для заполнения информации о явках и неявках сотрудников используют сокращённые условные обозначения. Их список вы найдете в конце статьи в отдельном пункте. В нашем примере для работника Петрова А.А. использовано 4 сокращения:
- Я — явка (в случае явки в нижней ячейке записывают количество отработанных часов);
- В — выходной;
- К — командировка;
- ОТ — отпуск.
Шаг 7 — итоговое количество дней и часов за месяц
- В 5-й графе указывают число отработанных дней и часов за каждые полмесяца.
- В 6-й графе — итоговое число дней и часов за месяц.
Шаг 8 — сведения для начисления зарплаты
Код вида оплаты определяет конкретный вид денежной выплаты, зашифрованный цифрами. Полный список кодов смотрите в конце статьи. В примере использованы:
- 2000 — зарплата (оплата труда);
- 2012 — отпускные.
- Корреспондирующий счёт — бухгалтерский счёт, с которого списываются затраты на указанный вид оплаты труда. В нашем случает счёт списания зарплаты, командировочных выплат и отпускных один и тот же.
- В столбце 9 указывается количество проработанных дней или часов по каждому виду оплаты труда. В нашем случае в верхней ячейке внесены дни явки и командировки, в нижней — дни нахождения в отпуске.
Если ко всем работникам в течение месяца применим один вид оплаты труда (зарплата), то код вида оплаты и номер счёта пишут сверху, графы 7 и 8 оставляют пустыми, указывая только отработанные дни или часы в графе 9. Вот таким образом:
Шаг 9 — сведения о причинах и времени неявки
Графы 10-12 содержат код причины неявки и количество часов отсутствия. В нашем примере работник отсутствовал 13 дней:
- 3 дня — в связи с командировкой;
- 10 дней был в отпуске.
Шаг 10 — подписи ответственных лиц
Табель учёта подписывают в конце месяца:
- сотрудник, ответственный за ведение;
- руководитель отдела;
- кадровый работник.
Как отмечать отпуск в табеле рабочего времени
Перед тем как отмечать отпуск в табеле учёта рабочего времени, важно знать следующие моменты:
- какой именно вид отпуска проставлять;
- период отпуска — с какого по какое число отдыхает работник;
- каким методом заполняется табель — сплошным или регистрируются только отклонения.
Разные виды отпуска обозначаются в табеле такими сокращениями:
очередной оплачиваемый отпуск |
|
дополнительный оплачиваемый |
|
административный (без сохранения ЗП) |
|
учебный с сохранием ЗП |
|
учебный без отрыва от производства (сокращенный день) |
|
учебный без сохранения ЗП |
|
по беременности и родам |
|
по уходу за ребёнком до 3 лет |
|
без сохранения ЗП в предусмотренных законом случаях |
|
дополнительный без сохранения ЗП |
При использовании обоих методов заполнения табеля условное обозначение отпуска проставляется за каждый день отсутствия работника. Просто при использовании сплошного метода остальные дни заполняются явками (условный код «Я»), а при методе учёта отклонений — остаются пустыми.
Остальные обозначения и коды в табеле
Приведём буквенные обозначения, используемые в табеле учёта рабочего времени в виде таблиц.
Присутствие на рабочем месте:
Отсутствие на рабочем месте:
временная нетрудоспособность (больничный) с выплатой пособия |
|
временная нетрудоспособность без выплаты пособия |
|
сокращенный рабочий день в предусмотренных законом случаях |
|
вынужденный прогул при незаконном отстранении (увольнении) |
|
неявка в связи с исполнением государственных (общественных) обязанностей |
|
прогул без уважительных причин |
|
режим неполного рабочего времени |
|
выходные и праздничные нерабочие дни |
|
дополнительный оплачиваемый выходной |
|
дополнительный неоплачиваемый выходной |
|
забастовка |
|
невыясненная причина неявки |
|
простой по вине работодателя |
|
простой по не зависящим ни от кого причинам |
|
простой по вине работника |
|
отстранение от работы (оплачиваемое) |
|
отстранение без сохранения ЗП |
|
приостановка работы при задержке ЗП |
Приведем только основные цифровые коды видов оплаты труда (Полный перечень — в Приказе ФНС России от 13.10.2006 N САЭ-3-04/):
Заполненный образец табеля рабочего времени
Унифицированная форма Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда» - одна из утвержденных Росстатом форм (), которую работодатели могут использовать для ведения учета времени, фактически отработанного сотрудниками. Такой учет должны вести как работодатели-организации, так и работодатели-предприниматели (ст. 91 ТК РФ).
В соответствии со сведениями, указанными в табеле, начисляется заработная плата работникам, а также формируются определенные виды статотчетности. Кроме того, табель может понадобиться в случае нарушения работником трудовой дисциплины.
Порядок заполнения формы Т-12
Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда заполняется в соответствии с Указаниями Росстата (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Составляется он в одном экземпляре.
Затраты рабочего времени каждого работника могут быть отражены в табеле одним из двух способов. Для этого можно или ежедневно регистрировать явки и неявки работника, в том числе и количество отработанного им времени (в часах, минутах), или отражать в табеле только отклонения в работе сотрудника. К примеру, служебные командировки, сверхурочную работу и т.д.
Явки и неявки работника обозначаются в табеле с помощью кодов - цифровых и буквенных. К примеру, для работы в дневное время предусмотрены коды «Я» и «01», в ночное время - коды «Н» и «02», для работы в выходные и нерабочие праздничные дни - коды «РВ» и «03». Цифровые и буквенные коды равнозначны между собой, поэтому работодатель вправе использовать либо одни, либо другие коды на свой выбор. Перечислены они прямо на титульном листе формы Т-12.
Для каждого дня месяца в таблице раздела 1 «Учет рабочего времени» в графах 4 и 6 отведены две строки: в верхней указывается код, обозначающий явку работника, в нижней - продолжительность его работы в этот день. Если же сотрудник на работе отсутствовал, то в верхней строке указывается код, обозначающий неявку (из него, как правило, ясна и причина отсутствия), а нижняя строка не заполняется.
В графах 5 и 7 указываются сведения о работе сотрудника за I и II половину месяца соответственно. В них в верхней ячейке отражается суммарное количество отработанных сотрудником рабочих дней, а в нижней - количество отработанных рабочих часов.
Табель учета рабочего времени - это документ, который содержит информацию о фактически отработанном времени и количестве неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и начисление заработной платы.
В случае если ведение табеля учета рабочего времени ведется ручным методом, применяют типовую форму Т-12, если контроль явок-неявок осуществляется автоматически (турникет) - используют форму Т-13.
Заполнение табеля учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени ведется каждый рабочий день в течение месяца, в последний день месяца подводится итоговое количество отработанных часов и неявок каждым сотрудником.
Составляется данный документ в одном экземпляре и передается в бухгалтерию.
Предоставим инструкцию по заполнению табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда на примере формы Т-12 (форма Т-12 и форма Т-13 практически идентичны по составу реквизитов).
- В верхней части указываем наименование организации в соответствии с учредительными документами и наименование структурного подразделения, если таковое имеется в компании.
- Заполняем ячейки «Номер документа» и «Дата составления» (обычно это последний день отчетного месяца).
- В ячейке «Отчетный период» указываем период с первого числа по последнее отчетного месяца.
- В первом столбце первого раздела табеля учета рабочего времени (1. Учет рабочего времени) указываем порядковый номер работника.
- 2-й и 3-й столбцы заполняем на основании сведений из личных карточек сотрудников (форма № Т-2), которые заводят на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу.
- В 4-ю и 6-ю графы заносим код затрат рабочего времени (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени) и информацию о количестве отработанных часов за каждый день месяца.
- В 5-м и 7-м столбце отмечаем промежуточные результаты за I/II половину месяца: в верхнюю ячейку заносим количество отработанных дней, в нижнюю - количество отработанных часов за учетный период.
- 8-17 столбцы бланка табеля учета рабочего времени заполняем в конце отчетного месяца.
В итоговые отработанные дни не включаются те, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте (выходные, больничные, командировки, прогулы и т.п.). Значение в столбце 8 образуется при суммировании значений из верхних ячеек столбцов 5 и 7, значение 9-го столбца - при суммировании значений из нижних ячеек 5-го и 7-го столбцов. - В 14-й и 16-й столбцы заносим количество дней и часов.
- В 15-м столбце указываем код причины неявки (берем из условных обозначений табеля учета рабочего времени).
- В 17-й столбец заносим общее количество выходных и праздничных дней каждого работника за отчетный месяц.
Второй раздел табеля учета рабочего времени (2. Расчет с персоналом по оплате труда, 18-55 столбцы) ведет бухгалтерия.
Подписывается данный документ лицом, ответственным за заполнение табеля рабочего времени , а также руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы либо директором компании.
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
ФАЙЛЫ
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я
— (явка) рабочий день,
В
— выходной,
ОТ
— отпуск,
РП
— явка в выходной день (отработка),
К
— командировка,
ПК
— повышение квалификации,
У
— учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б
— больничный с больничным листом,
Т
— неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
- 2000 — обычный рабочий день,
- 2300 — больничный (пособие по нетрудоспособности),
- 2012 — отпуск.
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
- Я — рабочий день,
- Н — неотработанный день.
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
- Как заполнять Т-13 для сотрудников, участвующих в конференциях и других учебных мероприятиях?
- Может ли код Я иметь значение более 8 часов?
- В чем различие табелей Т-12 и Т-13?
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Обязательные к применению. Однако 1 января 2013 года в силу вступила поправка, которая отменяет обязательное условие по применению унифицированных форм. Теперь каждая организация может самостоятельно разрабатывать бланки и формы, включая в них все требуемые законом реквизиты.
Многие предприятия продолжают пользоваться унифицированными бланками Т-12 и Т-13, потому что самостоятельная разработка форм - дело накладное, а отказ от их ведения может повлечь некоторые нежелательные последствия со стороны налоговой службы и ФСС.
Заполнение табелей требует от исполнителя, коим в отсутствие кадровика является бухгалтер, внимательности, знания условных обозначений и основных правил внесения данных в документ. В противном случае неизбежны ошибки, которые приведут к несправедливому распределению фонда оплаты труда.
Для чего нужен табель, разница между формами Т-13 и Т-12
Документ отражает все текущие сведения об отработанных человек-часах, неявках по уважительным или неуважительным причинам каждого сотрудника предприятия. В конце каждого месяца табель закрывается, а на основе содержащихся в нем данных бухгалтерия производит расчет заработка.
Использование табелей учета удобно и наглядно, поэтому их ведение обосновано. Они позволяют следить за трудовой дисциплиной, на основании анализа которой руководитель решает, поощрять сотрудника премией или наказывать лишением надбавок.
Каждая организация определяет список используемых форм в учетной политике предприятия. Использование той или другой формы обусловлено способами ведения учета. Если он производится вручную, применяется Т-12, если посредством программного обеспечения - Т-13.
Бланк табеля Т-12 располагается на 2 бумажных листах, каждый размером 2/3 формата А 3. Он заполняется в единственном экземпляре и в конце месяца после визирования руководителем отправляется в бухгалтерию на оплату.
Табель учета рабочего времени Т-13 весь месяц существует в электронном виде. Ежедневно в него вносится нужная информация, реквизиты предприятия и данные о работниках проставляются автоматически. По окончании отчетного периода заполненный бланк распечатывается на листе А3 и отправляется на подпись к руководителю, а от него - в бухгалтерию.
О том, как в специальной программе создать табель, смотрите в видео.
Как заполнить?
Заполнение табеля производится ежедневно в течение календарного месяца. По окончании этого срока подсчитывается количество часов, отработанных каждым сотрудником. При начислении заработной платы учитываются неявки работника, которые также вносятся в бланк.
Обе типовые формы содержат один набор реквизитов и условных обозначений, поэтому принципы их заполнения одни и те же. Бланки располагаются на двух сторонах листа в книжном расположении.
1 раздел: учет рабочего времени.
В шапке документа обязательно указывается:
- наименование предприятия вместе с правовой формой (ИП, ООО, ОАО и так далее);
- код по ОКПО;
- отчетный период (с первого по последний день месяца);
- номер документа.
Ячейка «Дата документа» заполняется в последний день перед отправкой на утверждение руководителя.
1-й столбец таблицы учета содержит порядковый номер работника, начиная от единицы.
2-й столбец - фамилия и инициалы каждого сотрудника вместе с занимаемой им должностью. Эти данные работников по форме Т-2. Порядок внесения строго не определен, но чаще всего фамилии вносятся по алфавиту либо по табельному номеру, который вписывается в соседний 3-й столбец.
4-й и 6-й столбцы — это основная часть документа, в которую и вносятся числовые или буквенные условные обозначения отработанных часов за каждый день. Верхняя строчка используется для внесения кодов, нижняя - часов. В бланке Т-13 обе половины месяца отмечаются в 4 столбце, тогда количество строк у каждого работника удваивается.
5-й и 7-й - промежуточные итоги за первую и вторую половину месяца соответственно.
Остальные графы таблицы с 8-й по 17-ю заполняются в конце периода на основании подтверждающих документов (больничных, объяснительных ):
- 8-13 - количество дней (верхняя строка) и часов (нижняя строка) с отдельным подсчетом сверхурочных часов и времени, отработанного в праздничные дни и ночью;
- 14-16 - количество неявок с указанием кода причины;
- 17 - сумма выходных дней за месяц.
2 раздел: расчет с персоналом.
Эта часть таблицы расположена на 3 странице содержит вид оплаты и коррсчет, ее заполняет бухгалтерия на основании «Плана счетов». В табеле Т-12, если для всех работников эти параметры одинаковы, сотрудник расчетного отдела заполняет графы 18-22, а если каждый работник проходит по разным видам оплаты, нужные коды и цифры вставляются в столбцы 18-34.
Столбцы 35-55 содержат статистическую информацию по каждому работнику и итоговые показатели работы подразделения за месяц: количество человеко-дней и человеко-часов, списочную численность работников и так далее.
В табеле Т-13, который заполняется автоматически на основании информации из бухгалтерской программы, заполнению подлежат 7-9 графы в первом случае и 9-я графа в случае применения нескольких тарифных ставок.
Расшифровка условных обозначений
Каждый тип работы или неявки на рабочее место имеет цифровой и буквенный код. Определено 36 факторов, влияющих на расчет заработной платы.
Первая группа кодов касается обозначения человеко-часов при разных режимах работы. Чаще всего используется первый код:
- Я (01) - дневная.
- Н (02) - ночная.
- РВ (03) - в официальные праздничные и выходные дни.
- С (04) - сверхурочная.
- ВМ (05)- вахтовым методом.
Если сотрудник уезжал в командировку, ставятся следующие коды обозначения :
- К (06) - служебная командировка.
- ПК (07) - отправка на повышение квалификации работника вне производства.
- ПМ (08) - повышение квалификации в другой местности.
Третья группа кодов используется при уходе сотрудников в учебный, ежегодный или декретный отпуск:
- ОТ (09) - ежегодный отпуск.
- ОД (10) - оплачиваемый дополнительный отпуск.
- У (11) - учебный отпуск, оплачиваемый на основании справки-вызова.
- УВ (12) - частично сохраненная зарплата для обучающихся без отрыва от производства.
- УД (13) - учебный отпуск без оплаты при отсутствии справки-вызова.
- Р (14) - отпуск, который оплачивается предприятием при уходе работницы в декрет на поздних сроках беременности.
- ОЖ (15)- отпуск по уходу за ребенком до трех лет.
- ДО (16) - неоплачиваемый отпуск с разрешения работодателя (отгул).
- ОЗ (17) - неоплачиваемый отпуск по причинам, обозначенным в ТК.
- ДБ (18) - дополнительный неоплачиваемый отпуск.
- Б (19) - отпуск по временной нетрудоспособности с назначением пособия (больничный).
- Т (20) - больничный отпуск без пособия.
Если сотрудник не вышел на работу или отработал неполный день, оплата начисляется в соответствии с кодами:
- ЛЧ (21) - сокращенный рабочий день по причинам, обозначенным в ТК.
- ПВ (22) - вынужденный отгул в случае незаконного отстранения или увольнения.
- Г (23) - неявка в результате выполнения общественных или государственных обязанностей.
- ПР (24) - прогулы без уважительных причин, если работник не предупредил заранее, для чего пишется в отдел кадров.
- НС (25) - сокращенный рабочий день по инициативе работодателя.
- В (26) - выходные и праздничные дни.
- ОВ (27) - дополнительные оплачиваемые выходные дни.
- НВ (28) - неоплачиваемые выходные дни.
- ЗБ (29) - забастовка, официально заявленная профсоюзом.
- НН (30) - прогул по невыясненным причинам, ставится до их выяснения.
- РП (31) - простой из-за работодателя.
- НП (32) - простой из-за внешних причин.
- ВП (33) - простой из-за работника, обычно сопровождается штрафами.
- НО (34) - отстранение от работы с сохранением оплаты.
- НБ (35) - отстранение без сохранения оплаты труда.
- НЗ (36) - приостановка работы из-за задержки зарплаты.
Как внести изменения?
В случае выявления ошибки при заполнении табелей учета рабочего времени, исправления вносятся на основании документов, которые могут подтвердить новые данные. Наибольшую сложность представляет заполнение бланка T-12 от руки, поскольку требуется полное отсутствие помарок и подчисток. В случае допущения ошибки, такой бланк заполняется заново.
Если нужно внести структурные изменения в сам бланк табеля, руководитель предприятия издает приказ, в котором обосновывает внесение изменения. Например, он нужен, если организация хочет использовать дополнительные условные обозначения работы, не предусмотренной в типовом бланке.
Итак, ведение и заполнение предприятием табеля учета использования рабочего времени является обязательным для любого физического или юридического лица, но закон предоставляет некоторую свободу при выборе формы табелей, позволяя вносить в них изменения, которые признаны компанией целесообразными. Они должны содержать обязательный набор реквизитов, которые можно дополнить по желанию работодателя.
Наиболее целесообразным в данном случае представляется использование унифицированных форм Т-12 и Т-13, которые различаются способом заполнения, но при этом содержат одинаковый набор данных и заполняются аналогично.
Об оформлении и хранении табеля рассказывается в коротком видеоролике.
Бизнес