Вы хотите навести порядок в кадровой работе? С чего начать в новой компании, как навести порядок в уже существующей? Следуйте советам эксперта. И без паники! У вас все получится.

На практике есть две ситуации, когда профессионалам интересна тема пошагового кадрового делопроизводства:

1. В уже существующей компании кадровое делопроизводство «как-то» ведется, нет системы, много нарушений. Если вы оказались в такой ситуации, сначала оцените состояние кадровой документации у работодателя и оформите результаты проверки. Вам помогут примеры докладных записок из статьи « ». После проверки начинайте восстанавливать и систематизировать работу по 8 шагам из этой статьи.
2. Вновь созданная организация только начинает деятельность или у ИП появился первый работник — лучше сразу начать кадровую работу правильно. Шаг первый...

1 шаг. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».

В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:

• структурное подразделение, например, отдел кадрового учета во главе с руководителем;
• единственный специалист по кадровому делопроизводству;
• внутреннее совмещение — чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).

Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

2 шаг. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договором, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре : в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании Устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров, или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Помните простое правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот и ставит подпись в нем подпись.

3 шаг. Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Помните правило: вне штатного расписания, «за штатом» не может быть оформлен ни один работник. Там, «за штатом», только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. , ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно, приложением к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например, 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

Евгения Конюхова, преподаватель в Контур.Школе:

«В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничений по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены».

4 шаг. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

1. Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
2. Есть перечень локальных нормативных актов, который является обязательным для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
   Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например, в виде Положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре. Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков.
   Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации « » и курсе профессиональной переподготовки « » локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.
3. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
4. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под роспись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

5 шаг. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

• является единоличным исполнительным органом юридического лица;
• выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

6 шаг. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например, от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие перемножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

• фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
• сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физического лица;
• идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
• сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
• место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору, или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес»», (ИНН 1234567890) именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании Трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и Приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:...»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

• срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
• гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
• режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
• условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в в Контур.Школе. В программе урока:

• Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
• Случаи полной материальной ответственности работника.
• Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
• Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

7 шаг. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор, или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например, на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

8 шаг. Подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?

Типовой комплект (без учета особенностей):

1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС)). Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)) ведут в письменном виде, на картоне.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под роспись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13, или утвердить свою форму.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

• при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
• при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)).

Перечень документов для оформления отпусков:

• график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью « »;
• письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1);
• приказ на отпуск (форма Т-6 , форма Т-6а).

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

• привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
• привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
• направляет работников в командировки;
• предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки « » в Контур.Школе.

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под роспись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, проставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

Мы рассмотрели обязательные шаги для организации кадрового делопроизводства с нуля.

1. Разработайте штатное расписание, определите потребности работодателя в трудовых функциях.
2. Проверьте, как оформлены документы на руководителя.
3. Подготовьте комплект необходимых локальных нормативных актов.
4. Разработайте шаблоны трудовых договоров для разных категорий работников.
5. Подготовьте документы, необходимые для оформления приема на работу.
6. Подготовьте проекты документов для оформления процедур, связанных с движением персонала (отпуска, командировки, привлечение к работе в выходные дни и т.п.).

НСОТ). В рамках работы по НСОТ решение разработано в соответствии федеральными модельными методиками:

• «Модельная методика введения нормативного подушевого финансирования реализации государственных гарантий прав граждан на получение общедоступного и бесплатного общего образования»;
• «Модельная методика формирования системы оплаты труда и стимулирования работников государственных образовательных учреждений субъектов Российской Федерации и муниципальных образовательных учреждений, реализующих программы начального общего, основного общего, среднего (полного) общего образования».

Расчет и распределение фонда оплаты труда Ведется учет и распределение денежных средств поступающих в учреждение в соответствии с нормативным подушевым финансированием. В данном блоке проводятся:

• Определение объема средств образовательного учреждения.

Кадровое делопроизводство: учетная кадровая документация

Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы. Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т. д. Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве.

Внимание

В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения. Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

Состава и количество требуемых должностей отражает штатное расписание. В правилах распорядка отражаются все графики работы, требования к сотрудникам и т. д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Особенности кадрового делопроизводства

Инфо

Все вопросы будет решать сторонняя специализированная организация.

• Сложности с документооборотом возникают, если организация крупная, имеет структурные единицы и большой объем документации. В этом случае обязанности по передаче бумаг может возлагаться на курьера. При этом часто представители организации-исполнителя не посещают офис заказчика, т.

е. работа производится полностью дистанционно.

Упрощение учета на микропредприятиях Все условия труда закрепляются в соглашении с работником. В 2018 году руководители данных компаний и ИП вправе отказаться от составления локальных нормативных актов. В течение 4 месяцев с момента утраты статуса микропредприятия, руководство обязано оформить «традиционную» кадровую документацию.
Итак, организация на предприятии кадрового делопроизводства - сложная процедура.

Как начать кадровое делопроизводство с нуля в бюджетном учреждении?

Штатная расстановка - это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями. График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год. Его утверждает директор по согласованию с профорганом.

Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники. Образец Т7 График включает следующие реквизиты:

• название подразделения;
• наименование должности;
• ФИО и табельный номер труженика;
• число дней отпуска;
• даты ухода в отпуск по плану и факту;
• основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом.

Ведение кадрового делопроизводства от а до я

Важно

Сегодня для процедура приема на работу сотрудников вне зависимости от сферы деятельности конкретного предприятия регламентируется действующими законодательными нормами. При этом необходимо помнить о том, что все подобного типа процедуры регламентируются законодательными нормами. Какие-либо отклонения от них попросту не допустимы. В случае обнаружения контролирующими органами каких-либо нарушений возможно наложение достаточно серьезных взысканий.

• Общие аспекты
• Как вести учет кадров в организации
• Часто задаваемые вопросы

Во избежание возникновения всевозможных сложностей было разработано специальное программно обеспечение.

Оно позволяет автоматизировать кадровый учет, избежать различных ошибок, недочетов. Сегодня процесс кадрового учета регламентируется на законодательном уровне.

Работники в государственном учреждении

Оклады учителей рассчитываются на основании размера педагогической нагрузки в рамках учебного плана. Реализован блок по распределению нагрузки преподавателей на основании данных о:предмете; классе; количестве учащихся; размере нагрузки за месяц. В персональном расчетном листе сотрудника автоматически рассчитываются оклады по должностям, начисления за педагогическую нагрузку сотрудника и надбавки за классное руководство и заведование кабинетами.

Реализован расчет дополнительных оплат сотрудникам в их индивидуальных расчетных листах для формирования окладов. Подробное описание функциональных возможностей решения «1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения» приводится в Приложении 1. Решение «1С:Зарплата и кадры образовательного учреждения» прошло сертификацию «1С:Совместимо», информационное письмо №13316 от 25.03.2011 г.

Порядок ведения кадрового учета на предприятии

Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение. Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения. На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

1с:зарплата и кадры образовательного учреждения

Сегодня очень многие сторонние предприятия предлагают подобные услуги. За определенную плату оформляется вся необходимая документация. Также ведется вся иная документальная деятельность, связанная с ведением кадрового учета. Правовое регулирование Важно помнить о большом количестве нормативных документов, которые регламентируют ведение кадрового учета. Важно помнить о большом количестве самых разных нюансов, непосредственно связанных с ведением учета. К основополагающим нормативно-правовым документам, связанным с подобного рода деятельностью, сегодня можно отнести следующее: Особое внимание важно уделить именно различного рода ГОСТам, а также всевозможным унифицированным системам. Трудовая инспекция при проведении проверок вне зависимости от причины подобного рода мероприятия всегда обращает в первую очередь именно на трудовые книжки.

Существуют документы обязательные (предусмотренные ) и рекомендованные. Если в вашем КДП полный ноль — стоит энергично взяться за создание обязательной документации. В самом общем виде она подразделяется на две категории:

1. Локальные нормативные акты.
2. Документы, создаваемые при оформлении трудовых отношений.

• положение о защите .

Сюда же, но с учетом специфики, можно отнести:

• положение о и пр. (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

• документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника);
• документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости);
• личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела).

Нумерация приказов в кадровом делопроизводстве

Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы? Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов.

• Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти?
• Какова текучесть кадров?
• Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)?

Если увидите, что объем приказов будет небольшой, можно делать сквозную нумерацию с добавлением литеры «К» (ежегодно начиная с № 01-К), чтобы отделить их от приказов по основной деятельности. Если приказов много — опытные кадровики советуют разделить и промаркировать буквенными обозначениями разные виды приказов в зависимости от их темы.

Чтобы не запутаться и содержать документацию в порядке — также рекомендовано вести журнал регистрации приказов.

Ведение кадрового делопроизводства

Эта непростая работа осуществляется на основании , который содержит библиотеку образцов всех документов — можно брать и пользоваться. Кстати, с 2013 года никто не имеет права потребовать документы только в том виде, в котором они представлены в постановлении: но зачем тратить время на изобретение велосипеда?

Для начала рекомендуется издать инструкцию или регламент по КДП, где прописать, как документируются все кадровые процедуры, как они проходят внутри организации и т. д. Такая инструкция станет надежной основой всего КДП на предприятии и позволит навести в нем идеальный порядок.

«Организация делопроизводства в МОУ СОШ № 1

с валеологическим направлением»

(слайд № 1. Обозначение темы выступления.)

Деятельность образовательного учреждения неизбежно требует создания многих видов документов, без которых невозможно решать задачи управления, финансирования, бухгалтерского учёта и отчётности, кадрового обесп е чения.

Школа в соответствии с Законом «Об образовании» получила широкие права в самостоятельном осуществлении образовательного процесса, подборе и расстановке кадров, научной, финансовой, хозяйственной и иной деятельности. Принятые директором школы и его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. Данный вид деятельности называется текстовым управлением . Результаты данной работы, зафиксированные в определенном порядке, отображают действительное состояние дел в школе, являются зеркалом уровня управленческой культуры.

Систематизация школьных дел способствует правильному ведению школьной документации, своевременной обработке первичной информации, упрощению учёта, соблюдению принципов доступности и сопоставимости учётных данных.

Школьная документация отражает состояние образовательного процесса, его содержательность, кадровое обеспечение, финансово-хозяйственную деятельность, осуществляемую школой.

Фиксирование организационно-управленческих и иных решений в школе осуществляется по определенным общепринятым правилам и нормам и в соответствии с нормативно-правовой базой.

(слайд № 2. Нормативно-правовая база.)

Во время проведения государственной аккредитации особое внимание было направлено на изучение нормативно-правовой базы ведения делопроизводства в школе.

В нашей школе организация делопроизводства основывается на следующей нормативно-правовой базе:

1. Инструкция по ведению делопроизводства,
2. Номенклатура дел школы,
3. Локальные акты, разработанные директором школы, заместителем директора по научно-методической работе совместно с городским архивом:

1. Положение об архиве Муниципального общеобразовательного учреждения средняя общеобразовательная школа №1 с валеологическим направлением;
2. . Данное Положение разработано в 2010 году в соответствии с требованиями Федерального закона № 152 «О персональных данных» и другие.

(слайд № 3. Разделы Инструкции.)

В 2007 году для совершенствования документационного обесп е чения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов разработана Инструкция по ведению делопроизводства . Персональная ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, сохранность документов и дел в школе возложена на секретаря. Контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется директором Школы.

(слайд № 4. Разделы Номенклатуры дел.)

Делопроизводство ведется в соответствии с утвержденной директором школы Номенклатурой дел . Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков (наименований дел), заводимых Учреждением, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (менее 10 лет) хранения. При составлении номенклатуры дел необходимо руководствоваться Уставом школы, штатным расписанием, планами и отчётами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, предшествующими номенклатурами.

Хочется обратить особое внимание на раздел, ранее не выделяемый, «Деятельность школы по усилению безопасности и вопросам гражданской обороны и предупреждению чрезвычайных ситуаций».

Номенклатура дел подписывается секретарём, согласовывается с экспертной комиссией школы, 1 раз в три года – с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР, утверждается директором школы. Составляется в 4-х экземплярах:

1 является документом постоянного срока хранения и включается в дело фонда,

2 используется в качестве рабочего,

3 применяется в архиве школы,

4 – в муниципальном архиве.

(слайд № 5. Положения)

Положение об архиве разрабатывается на основании Примерного положения и утверждается директором школы. Данный документ определяет состав документов архива, его задачи, функции, права и ответственность.

(слайд № 6. Протоколы)

Положение о постоянно действующей экспертной комиссии регламентирует работу школьной экспертной комиссии. Экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в Архивный отдел Администрации. Она назначается приказом директора школы, возглавляется заместителем директора по научно-методической работе, секретарём является ответственный за ведение архива.

(слайд № 7. Бланк письменного согласия на обработку персональных данных обучающихся)

Положение об обработке персональных данных работников и обучающихся разработано с целью определения порядка обработки персональных данных работников школы и обучающихся; обеспечения защиты прав и свобод при обработке персональных данных; установления ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников школы и обучающихся. При поступлении в школу обучающегося, родитель (законный представитель) оформляет письменное согласие на обработку персональных данных своего ребёнка (воспитанника).

(слайд № 8,9. Специальная литература.)

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Поэтому кадровая документация ведётся в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, Трудовым Кодексом Российской Федерации, Инструкциями, утвержденными постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации. Данная документация должна хранится в сейфе.

С каждой новой записью в трудовой книжке работник должен быть ознакомлен под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесённая в трудовую книжку.

Приказы директора школы регистрируются в Журналах регистрации приказов. Приказы, журналы регистрации пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью и подписью директора школы.

На основании представленных документов и сведений на каждого работника заполняется личная карточка Т-2. При увольнении карточка хранится в архиве 75 лет.

Личные дела ведутся на всех педагогических работников школы с момента поступления на работу и до момента увольнения, регистрируются в Книге регистрации личных дел сотрудников школы, хранятся в архиве 75 лет. Приём и увольнение работника регистрируется в Книге учёта личного состава работников школы, которая хранится 75 лет.

График предоставления отпусков на следующий год утверждается директором школы не позднее 15 декабря текущего года.

Личные медицинские книжки на всех работников с регистрацией о прохождении ежегодного медицинского осмотра хранятся в несгораемом шкафу.

Проходят через учёт и регистрацию:

Приказы директора школы по личному составу работников,

Приказы директора школы по основной деятельности;

Приказы директора школы по личному составу учащихся;

Трудовые догов о ры;

Личные карточки Т-2 работников,

Личные дела работников школы,

Аттестационные листы.

(слайд № 10. Справка, извещение о прибытии-выбытии.)

Личные дела ведутся на каждого обучающегося с момента поступления в школу и до его окончания или выбытия. Каждое дело имеет номер, соответствующий записи в алфавитной книге учащихся. Личные дела каждого класса хранятся в отдельных папках. Личное дело выдается родителям (законным представителям) обучающихся на основании письменного заявления, о чем делается отметка в алфавитной книге. Ведение личных дел проверяется заместителем директора по учебно-воспитательной работе 2 раза в год. По окончании школы личные дела хранятся в архиве 5 лет или выдаются на руки по требованию.

В алфавитную книгу вписываются все обучающиеся школы. При использовании всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение записей производится в новой книге в порядке последующих номеров по каждой букве. Книга постранично пронумерована, прошнурована, скреплена печатью школы и подписью директора.

Зачисление и выбытие из школы оформляется приказом директора с указанием причин выбытия. С 2010 года, в соответствии с требованиями закона по профилактике безнадзорности, родители (законные представители) выбывших обучающихся предоставляют справку из учебного заведения, где продолжает обучение их ребёнок.

А на экране - бланк справки-извещения, который мы предлагаем для работы с выбывающими обучающимися.

В заключение нужно сказать, что с течением времени характер получаемых в документооборот бумаг несколько изменился. Мы почти не работаем с оригиналами, а больше с копиями и электронными версиями документов, создаём огромное количество своих собственных документов, которые сохраняются в электронном и печатном видах. Для создания условий правильного хранения оригинальных документов требуются оснащенные помещения, соответствующие всем установленным нормам: от освещения и температурного режима до толщины бумаги папок и необходимого номера ниток для подшивания дел. Поэтому в перспективе мы видим хранение документов и создание школьного архива в электронном виде и на электронных носителях.

Декабрь, 2010

Работа и образование