Какие требования предъявляются к заместителю директора? Какими обязанностями наделен этот специалист? На эти и многие другие вопросы будут даны ответы в статье.
Основные цели
Заместитель директора по общим вопросам обладает, согласно должностной инструкции, несколькими основными профессиональными целями:
- Сюда можно отнести обеспечение информационной и экономической безопасности организации. Представленный специалист должен способствовать постоянному развитию фирмы, а также формировать кадровые резервы.
- Работник обязан грамотно и качественно заниматься подбором и Направление работников на определенные миссии также входит в сферу компетенции специалиста. Не стоит забывать и об основной цели заместителя директора: обеспечивать для персонала комфортные и современные условия труда.
- И наконец, заместитель директора по общим вопросам должен постоянно поддерживать установленные стандарты и нормы. В случае необходимости стандарты должны быть созданы.
Требования к специалисту
В случае, как и с любым другим работником, к рассматриваемому специалисту предъявляются определенные требования. И первое, что стоит отметить - заместитель директора по общим вопросам обязан иметь высшее образование. Оно должно быть либо юридическим, либо техническим - в зависимости от направления деятельности организации.
Стаж работы специалиста должен составлять не менее 5 лет. Помимо этого, должностная инструкция закрепляет специальные положения, относящиеся к необходимым для трудовой деятельности знаниям работника:
- Вопросы миссий, стандартов, локальных нормативных актов и различных бизнес-планов должны находиться в ведении представленного специалиста.
- Работник должен качественно владеть всеми теориями управления персоналом.
- Работник обязан знать все о способах морального поддержания коллектива.
- Заместитель директора по общим вопросам должен владеть ПК на продвинутом уровне.
- Работник должен быть ознакомлен со всеми принципами работы организации.
О рабочем месте в организации
По общим вопросам содержит в себе пункты и о месте представленного работника в структуре организации. Что здесь можно выделить?
Во-первых, рассматриваемый специалист отнесен к группе управляющих лиц. Назначается он на должность или освобождается от нее только согласно приказу директора.
Во-вторых, согласно документу, работник является руководителем второго уровня. Так, у специалиста нет собственного персонала, если речь идет об оперативном подчинении. Однако во всем, что касается темы кадровой политики и безопасности, рабочий персонал должен подчиняться именно ему.
Об оценивании работы специалиста
Инструкция заместителя директора по общим вопросам прописывает специальные критерии оценивания трудовых функций специалиста.
Оценивание проводит директор организации. Вот какие показатели выделяются в документе:
- выполнение всех закрепленных в должностной инструкции трудовых функций;
- уровень дисциплины и собранности рабочего персонала, высокий уровень выполнения своих обязанностей рабочим персоналом;
- безопасность в организации; степень эффективности методов, которые можно предпринять в случае ЧС;
- наличие в организации эффективной системы морального и материального поощрения или стимулирования рабочего персонала;
- проведение эффективной и экономичной кадровой политики;
- обеспечение качественного кадрового резерва, включающего в себя работников с квалификационным уровнем;
- наличие внутри коллектива доброжелательной атмосферы, отсутствие конфликтных и спорных ситуаций.
Таким образом, довольно много критериев оценивания закрепляет специализированная инструкция (профессиональная, или должностная). Заместитель директора по общим вопросам должен очень качественно и эффективно исполнять свои должностные обязанности, чтобы руководство оценило их на должном уровне.
Первая группа обязанностей специалиста
Должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам закрепляет требования и функции. Приведем наиболее распространенные из них:
- Своевременная разработка, внедрение и корректировка бизнес-планов, связанных с безопасностью в организации (насколько часто подобные планы разрабатываются, зависит от самой организации; как правило, это происходит один раз в год).
- Формирование организационной кадровой политики; составление ежегодного кадрового плана.
- Разработка и внедрение системы проверки соискателей на свободные вакансии; организация качественной системы проверки кандидатов на рабочие места.
- Организация постоянной и эффективной работы по подготовке кадрового резерва.
- Организация эффективных конкурсов для привлечения на работу в организацию наиболее перспективных и грамотных специалистов.
Естественно, выше были представлена лишь часть функций, которые обязан исполнять специалист. Вторая группа трудовых обязанностей работника будет представлена далее.
Вторая группа обязанностей специалиста
Должностная инструкция работника закрепляет также следующие основные функции:
- организация качественной процедуры адаптации для каждого нового лица в организации; назначение в этих целях старост или наставников, которые помогли бы новым работникам как можно быстрее освоиться на рабочем месте.
- Контроль над распределением обязанностей по работе с
- Подготовка всех необходимых материалов и документов для представления определенных работников к наградам или поощрениям.
- Поиск и оформление всех документов и материалов для наложения на работников, в случае необходимости, административной или дисциплинарной ответственности.
Обязанности заместителя директора по общим вопросам, таким образом, довольно обширны и сложны. Отдельно стоит выделить систему мер безопасности и методы переговоров с разного рода органами.
Дополнительные требования к работнику
Одной из основных обязанностей заместителя директора остается обеспечение мер безопасности как единой системы.
Здесь можно выделить следующее:
- Анализ состояния объектов в организации на безопасность; оценка этих объектов.
- Принятие мер по модернизации системы охраны на предприятии.
- Недопущение угроз безопасности.
Помимо всего вышеперечисленного, представленный специалист обязан также заниматься защитой информации в организации. Заместитель генерального директора по общим вопросам выполняет:
- анализ информационной базы организации;
- подготовку перечня сведений и данных о коммерческой тайне;
- работу по эффективной защите коммерческой тайны.
В обязанности зам. директора, помимо всего прочего, входит и диалог с разного рода органами и предприятиями. В частности, наиболее часто осуществляемыми и необходимыми являются переговоры с правоохранительными органами. Специалист обязан в данном случае отвечать на все присылаемые от них запросы и участвовать во всех необходимых судебных процессах.
Работа с документацией
Довольно много функций исполняет по общим вопросам. Обязанности, связанные с документацией, являются, наверное, наиболее распространенными в работе специалиста.
В частности, работник обязан подавать следующие бумаги:
- Рабочий план на следующий месяц - до пятого числа ежемесячно; получателем является директор.
- Финансовый месячный отчет - до первого числа ежемесячно; получателем является главный бухгалтер.
- Итоговый месячный отчет о произведенных работах - до пятого числа ежемесячно. Получатель - генеральный директор.
- Инструкции и положения - по мере поступления приказаний. Пользователями являются сами сотрудники организации.
Должностная инструкция заместителя директора закрепляет его полномочия, обязанности и пределы ответственности. В статье вы найдете пример типовой инструкции замдиректора по общим вопросам и образец приказа об утверждении.
Из статьи вы узнаете:
Даже небольшим бизнесом сложно управлять в одиночку. Еще сложнее быть главой крупной развивающейся компании, с управлением которой может не справиться даже опытный руководитель. Чтобы оперативно решать все административные и хозяйственные вопросы, избегая эффекта «снежного кома», вводятся дополнительные руководящие должности. Заместителям делегируется часть директорских полномочий - например, право контроля над материально-техническим обеспечением предприятия или прием прибывающих делегаций. Конкретные направления и задачи, с которыми имеет дело замдиректора, закрепляются должностной инструкцией и другими локальными документами.
Скачать документы по теме:
Ответ подготовлен совместно с редакцией
Отвечает Нина Ковязина,
заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении минздрава России
Должностные инструкции составляют в обязательном порядке только государственные органы (ст.47 закона от 27.07.2004 №79-ФЗ). Оштрафовать организацию, которая не является госорганом, за то, что отсутствуют инструкции, нельзя (письмо Роструда от 09.08.2007 №3042-6-0). Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу того…
Задайте свой вопрос экспертам
Должностные обязанности заместителя директора
У каждой организации своя специфика, определяющая, чем именно должен заниматься заместитель директора: должностные обязанности по одной и той же позиции в штатном расписании юридической, торговой и промышленной компании, как правило, имеют заметные различия. Но есть и сходные моменты. Так, заму по общим вопросам обычно поручают управление хозяйственным обслуживанием администрации и производственных отделов, а именно:
- участие в разработке локальных санитарных норм, проектов и планов по ремонту помещений или оборудования;
- составление служебных записок, отчетов и смет по хозяйственным вопросам;
- прием и размещение командированных специалистов;
- контроль за соблюдением персоналом организации правил пожарной безопасности, производственной санитарии и охраны труда ;
- координация работы подотчетных отделов и бригад;
- участие в заседаниях технических комиссий и организация СОУТ (спецоценки рабочих мест по условиям труда );
- контроль условий и сроков выполнения хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками, партнерами, заказчиками;
- контроль качества работы складского хозяйства и материально ответственных сотрудников.
Перечень носит условный характер - каждый работодатель дополняет и расширяет его на свое усмотрение. Замдиректора по развитию, правовым или производственным вопросам выполняет совершенно другие поручения. Все характеристики должности - нюансы трудовой функции, порядок назначения и увольнения, требования к опыту работы и квалификации сотрудника - следует внести в должностную инструкцию .
Должностная инструкция замдиректора: структура и содержание
Чтобы ничего не упустить в процессе разработки и на выходе получить действительно удобный в применении документ, возьмите за основу готовый шаблон должностной инструкции. Предлагаемый образец может использоваться как коммерческими, так и бюджетными организациями и состоит из пяти разделов:
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права работника;
- ответственность работника;
- порядок пересмотра инструкции .
Первый раздел посвящен общим сведениям о должности. Укажите, в каком порядке назначается замдиректора, кто замещает его на время болезни или отпуска. Сюда же можно добавить перечень квалификационных требований.
Скачайте образцы:
Должностные обязанности перечисляйте подробно и по пунктам. Так и работнику, и его непосредственному начальнику будет понятно, что конкретно должен делать заместитель:
Скачайте образцы:
Права сотрудника и применяемые к нему меры ответственности можно подробно не расписывать, ограничившись общими формулировками. Помните, что директор, его заместители и главный бухгалтер относятся к особой категории работников, несущих полную материальную ответственность даже без заключения соответствующего договора .
Что такое материальная ответственность работника (в том числе руководящего) и при каких обстоятельствах она наступает? Ответы - в материалах «Системы Кадры»:
Скачайте образцы:
Скачайте образцы:
Последний раздел содержит условия и сроки пересмотра документа. Законом четкие требования на этот счет не установлены, а общая практика сводится к пересмотру должностных инструкций по мере необходимости (если меняется система управления компанией или технологии, используемые в производстве), но не реже одного раза в пять лет.
Скачайте образцы:
Как утвердить должностную инструкцию для должности заместителя директора
В нижней части бланка обязательно оставьте место для заверительных реквизитов. Здесь ставятся подписи должностных лиц, к которым инструкция отправляется на согласование , и предусмотрено поле для подписи сотрудника, на которого распространяется действие документа (второй экземпляр выдайте для хранения на рабочем месте).
Заместитель директора - должность неоднозначная, ведь речь может идти как о «правой руке» руководителя, так и о работнике, которому поручается ограниченный список дел далеко не первостепенной важности. Поэтому так важно разработать удобную, грамотную и содержательную должностную инструкцию .
Мини-тест для самопроверки.
Как утверждается должностная инструкция?
- только отдельным приказом;
- только с помощью специального грифа, проставленного на документе;
- оба способа допустимы.
У нас на сайте всегда представлено большое количество свежих актуальных вакансий. Используйте фильтры для быстрого поиска по параметрам.
Для успешного трудоустройства желательно иметь профильное образование, а также обладать необходимыми качествами и навыками работы. Прежде всего, нужно внимательно изучить требования работодателей по выбранной специальности, затем заняться составлением резюме.
Не стоит отправлять свое резюме одновременно по всем компаниям. Выбирайте подходящие вакансии, ориентируясь на свою квалификацию и опыт работы. Перечислим самые значимые для работодателей навыки, необходимые Вам для успешной работы заместителем генерального директора по общим вопросам в Москве:
Топ 7 ключевых навыков, которыми Вам нужно обладать для трудоустройства
Также довольно часто в вакансиях встречаются следующие требования: управление командой, пользователь ПК и бюджетирование.
Готовясь к собеседованию, используйте эту информацию как чек-лист. Это поможет Вам не только понравиться рекрутеру, но и получить желаемую работу!
Анализ вакансий в Москве
По результатам анализа вакансий, опубликованных на нашем сайте, указанная начальная зарплата, в среднем, составляет — 93 030 . Усредненный максимальный уровень дохода (указанная «зарплата до») — 141 429 . Нужно учитывать, что приведенные цифры это статистика. Реальная же зарплата при трудоустройстве может сильно отличаться в зависимости от многих факторов:- Ваш предыдущий опыт работы, образование
- Тип занятости, график работы
- Размер компании, ее отрасль, бренд и др.
Уровень зарплаты в зависимости от опыта работы соискателя
Заместитель директора по общим вопросам относится к категории руководителей второго уровня. Работники в его прямом подчинении отсутствуют. Однако руководители подразделений со своими сотрудниками обязаны выполнять его указания, касающиеся сферы экономической, материальной и физической безопасности, а также кадровой политики. Функциональные обязанности специалиста отражены в должностной инструкции. Все его действия должны быть согласованы с основным руководителем субъекта предпринимательской деятельности.
Заместитель директора по общим вопросам на предприятии
Основные задачи
Основной задачей заместителя директора по общим вопросам является обеспечение нормального уровня функционирования производственной деятельности субъекта хозяйствования.
В его компетентности - рассмотрение обращений и жалоб от населения, субъектов хозяйствования и контролирующих органов. Он вправе обеспечивать юридическое сопровождение договоров и организовывать мероприятия по взысканию задолженности с контрагентов. Специалист участвует в разработке кадровой политики, а также контролирует формирование трудового резерва на предприятии для обеспечения эффективности его производства. Он может заниматься подбором и обучением персонала, а также устанавливать единые стандарты на ведение предпринимательской деятельности. В случае отсутствия на предприятии соответствующих специалистов, он может возглавить работу по организации экономической безопасности предприятия, а также по охране его имущественных ценностей.
Взаимоотношения с работодателем, трудовым коллективом и представителями уполномоченных органов
Должностная инструкция зам директора по общим вопросам регламентирует его подчинённость руководителю субъекта хозяйствования, который является его административным и функциональным начальником. В его подчинении находятся все структурные подразделения предприятия. Специалист вправе отдавать распоряжения руководителям отделов, если затронутый им вопрос находится в его компетенции. В случае проверок контролирующими органами, он имеет право представлять интересы организации.
Какие обязанности регламентирует должностная инструкция
Организационные вопросы
Заместитель директора должен иметь высшее образование юридической или технической направленности. Желателен опыт работы в сфере управления персоналом не менее пяти лет. При поступлении на работу обязательно прохождение флюорографического обследования для получения допуска работы в коллективе. Общий медицинский осмотр не требуется.
Руководитель субъекта предпринимательской деятельности оформляет с заместителем директора трудовые отношения в виде контракта или трудового договора.
Контракт не может быть заключён менее чем на год, а в трудовом договоре могут быть установлены дополнительные требования и обязанности специалиста. Следует отметить, что кандидатура на должность заместителя директора должна быть утверждена Советом директоров. Перед ними он должен отчитываться о результатах проделанной работы не реже, чем один раз в год.
Читайте также: Должностная инструкция маркетолога
Требования к знаниям
Качества, которыми должен обладать руководитель
Заместитель директора по общим вопросам должен иметь представление о составленном бизнес-плане субъекта хозяйствования, а также о приоритетных маркетинговых стратегиях, актуальных для продвижения предпринимательской идеи. Деятельность специалиста не будет эффективна без владения информацией об организационной структуре компании, о принципах её производственной деятельности, а также о современной теории управления персоналом и передовых технологиях в сфере производства и анализа кадровой работы.
Знание законодательных норм в области трудовых отношений, а также касающихся вида предпринимательской деятельности, позволит грамотно подойти к решению производственных задач, которые предусматривает должностная инструкция заместителя директора по общим вопросам.
Контроль за соблюдением требований нормативно-правовых актов в сфере охраны труда обеспечит безопасность производственного процесса, поэтому важно иметь представление о нюансах законодательства в этой сфере. Без навыков работы с компьютером в статусе уверенного пользователя, трудно будет обеспечивать необходимый документооборот.
Управленческая структура предприятия
Обязанности заместителя директора по общим вопросам регламентируются должностной инструкцией, составленной на основании трудового договора. Они выражены в проведении мероприятий для обеспечения эффективности производственного процесса:
- Участие в разработке бизнес-плана компании.
- Подбор и обучение кадров, относящихся к руководящему составу.
- Оформление распорядительной документации по предприятию, а также составление порядков, положений и должностных инструкций.
- Ведение учёта и составление отчётности в сфере кадровой политики.
- Внедрение изменений в структуре управления субъектом хозяйствования.
- Проведение деятельности по формированию кадрового резерва.
- Формирование политики поощрения работников за конкретные достижения.
- Проведение анализа эффективности систем стимулирования сотрудников.
- Организация адаптационного процесса вновь принятых работников.
- Договорное привлечение физических лиц и субъектов предпринимательства для охраны материальных ценностей предприятия.
- Обеспечение соблюдений требования порядка, регламентирующего сохранение коммерческой тайны.
- Анализ информационной структуры субъекта хозяйствования, включая бумажные и электронные источники, с целью обеспечения её защиты от несанкционного распространения.
- Поддержание отношений с представителями контролирующих и правоохранительных органов.
Все действия, обусловленные должностной инструкцией, специалист должен согласовывать с руководителем субъекта предпринимательской деятельности.
Оценка результатов работы
Результаты работы специалиста оцениваются по показателям, определяющим эффективность производственной деятельности, а также наличию доброжелательной атмосферы в коллективе. Для достижения этих параметров необходимо обеспечить соблюдение дисциплины, требований должностных инструкций, а также инструкций по охране труда и пожарной безопасности. Удачно разработанная система стимулирования труда работников снизит вероятность возникновения конфликтных ситуаций на рабочем месте, а также некачественное выполнение работ. Немаловажное значение в достижении целей предпринимательской деятельности играет компетентный подбор специалистов, имеющих высокий уровень квалификации. Своевременно принятые меры безопасности, позволят компании бесперебойно осуществлять производственную деятельность.
1. Общие положения
1.1. Заместитель директора по общим вопросам относится к категории
руководителей, принимается на работу и увольняется с нее приказом _______
_____________________________________.
(наименование должности руководителя)
1.2. Заместитель директора по общим вопросам непосредственно подчи-
няется _____________________________________.
(наименование должности руководителя)
1.3. На должность заместителя директора по общим вопросам принима-
ется лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы на
руководящих должностях не менее ___ лет.
1.4. Заместитель директора по общим вопросам должен знать постанов-
ления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы
вышестоящих органов, касающиеся административно-хозяйственного обслужива-
ния; структуру предприятия и перспективы ее развития; средства связи, вы-
числительной и организационной техники; порядок и сроки составления от-
четности; средства механизации ручного труда; порядок приобретения обору-
дования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления
расчетов за услуги; основы экономики, организации труда, производства и
управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового рас-
порядка; правила и нормы охраны труда.
1.5. В своей работе заместитель директора по общим вопросам руко-
водствуется:
- законодательными и нормативными актами, регламентирующими произ-
водственно-хозяйственную деятельность предприятия;
- уставом предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами, распоряжениями и другими указаниями руководителя пред-
приятия;
- настоящей должностной инструкцией.
1.6. Во время отсутствия заместителя директора по общим вопросам
его обязанности выполняет назначаемый в установленном порядке его замес-
титель, несущий полную ответственность за надлежащее исполнение этих обя-
занностей.
2. Функции
На заместителя директора по общим вопросам возлагаются следующие
функции:
2.1. Участие в заключении хозяйственных договоров предприятия и
контроль за их своевременными и точным исполнением.
2.2. Принятие мер по расширению хозяйственных связей предприятия.
2.3. Контроль за сохранностью имущества предприятия.
2.4. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчинен-
ных исполнителей, контроль за соблюдением ими требований законодательных
и нормативных правовых актов по охране труда.
3. Должностные обязанности
Для выполнения возложенных на него функций заместитель директора по
общим вопросам обязан:
3.1. Организовывать работу и эффективное взаимодействие вверенных
ему структурных подразделений, цехов и производственных единиц, направ-
лять их деятельность на развитие и совершенствование производства, повы-
шение эффективности работы предприятия, качества и конкурентоспособности
производимой продукции.
3.2. Организовывать производственно-хозяйственную деятельность на
основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессив-
ных форм управления и организации труда, рационального использования
производственных резервов и экономного расходования всех видов ресурсов.
3.3. Решать вопросы, касающиеся производственно-хозяйственной дея-
тельности предприятия.
3.4. Обеспечивать соблюдение законности в осуществлении хозяйствен-
но-экономических связей предприятия.
3.5. _____________________________________________________________.
Заместитель директора по общим вопросам имеет право:
4.1. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными
организациями и органами государственной власти.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, каса-
ющимися его деятельности.
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
деятельности предприятия.
4.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетен-
ции, издавать за своей подписью распоряжения по предприятию в пределах
своей компетенции.
4.5. Вести переписку с организациями по вопросам, входящим в его
компетенцию.
4.6. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных служб
предприятия, получать информацию и документы, необходимые для выполнения
своих должностных обязанностей.
4.7. Контролировать деятельность подчиненных ему структурных под-
разделений предприятия.
4.8. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в ис-
полнении своих должностных обязанностей и прав.
4.9. _____________________________________________________________.
5. Ответственность
Заместитель директора по общим вопросам несет ответственность:
5.1 за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в преде-
лах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;
5.2 за совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения - в пределах, определенных действующим административным,
уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
5.3 за причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
