Журнал регистрации кассовых документов - это учётный журнал, в котором регистрируются до передачи в кассу все приходные и расходные кассовые документы, такие как:
Документы, заменяющие ПКО и РКО (расчётно-платёжные ведомости, заявления на выдачу денег и др.)
Инструкция по заполнению формы КО-3
ТИТУЛЬНЫЙ ЛИСТ:
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если книгу заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет - ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
В середине листа указывается период, на который рассчитана форма КО-3, и ФИО лица, ответственного за ведение журнала. Обычно с начала нового года заводится новый журнал.
ВКЛАДНОЙ ЛИСТ разделён на 2 части: слева указываются приходные кассовые документы (графы 1-4), а справа - расходные (графы 5-8).
Графа «Примечание». Указывается содержание операции: от кого получены деньги, кому выданы, основание для получения / выдачи. Всё остальное по заполнению интуитивно понятно.
Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!
Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.
Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов платежных (расчетно-платежных) ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и др. до передачи в кассу организации.
Унифицированная форма № КО-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. № 88.
(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)
Скачать образец заполнения КО-3 (Excel): стр.1 стр.2
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно
Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию
Как правильно заполнить журнал регистрации КО-3
Журнал должен быть заполнен либо кассиром, либо другим работником бухгалтерии. Титульный лист КО-3 должен содержать:
Присвоенный организации код ОКПО,
Наименование организации,
Наименование структурного подразделения организации с указанием присвоенного ему кода (если код не присваивается, то ставится прочерк),
Период, на который заводится журнал регистрации,
- должность и ФИО сотрудника, ответственного за ведение данного журнала.
Заполнение рабочих листов журнала.
Рабочий лист состоит из двух частей: приходные и расходные документы. В графах 1-2 и 5-6 указывается дата и номер документа. В графах 3 и 7 указывается сумма наличных денежных средств, поступивших или выданных из кассы. В графах 4 и 8 указывается краткое примечание, описывающее операцию по приёму или выдаче денежных средств (например, з/плата за июль 2012, возврат аванса и т.п.).
Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную
Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.
Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:
- Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
- Печатать документы с изображением подписи и печати
- Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
- Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
- Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
- Рассылать документы по email прямо из системы
С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.
Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.
Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру
Движение наличных денежных средств в компании, а именно каждый факт хозяйственной деятельности, связанный с получением или расходованием наличных денег из кассы предприятия, отражается соответствующим приходным или расходным кассовым ордером . Кассовые ордера в свою очередь должны подлежать определенному регистрационному учету, который бы обеспечил возможность отслеживание входящих и исходящих документов во времени, и в случае необходимости, демонстрацию правильности ведения кассовых операций в ходе проверки в ИФНС. Одним из таких реестров может выступать журнал приходных и расходных кассовых ордеров.
Обязанность ведения журнала ПКО и РКО
Вести журнал приходных и расходных кассовых ордеров в обязательном порядке организации, работающие с наличными деньгами, должны были вплоть до конца 2011 года. Это следовало из пункта 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России 22 сентября 1993 года № 40. Далее этот нормативный акт был признан утратившим силу, а с 1 января 2012 года вступило в действие заменяющее его Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12 октября 2011 года № 373-П). В данном документе обязанности по ведению журнала предусмотрено уже не было. Действующий в настоящее время порядок кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11 марта 2014 № 3210-У) также не содержит подобного требования, то есть информацию по ПКО и РКО нужно отражать лишь в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).
В то же время в ходе налоговых проверок инспекторы часто требуют предоставить наряду с другими кассовыми документами в том числе и журнал приходных и расходных кассовых ордеров. Поэтому, если в компании проходит значительное количество операций с наличными деньгами, то такой реестр также целесообразно вести.
Форма журнала приходных и расходных кассовых ордеров
Унифицированная форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров носит кодировку № КО-3 (ОКУД 0310003). Данный бланк утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года № 88.
Типовой бланк журнала приходных и расходных кассовых ордеров состоит, условно говоря, из двух частей. В левой части фиксируется информация о приходных кассовых ордерах, в правой – данные по расходным ордерам. Сами ПКО и РКО отражаются в журнале в соответствии с присвоенными им номерами, их датами, суммами, а также с указанием примечания, в котором раскрывается суть приходной или расходной операции.
В то же время данная форма не является единственно возможной для применения. Фактически этот документ является лишь регистром сводного учета, поэтому компания вправе использовать, как утвержденную форму, так и разработать на ее основе свой собственный журнал. Подобная возможность самостоятельной разработки собственного бланка для применения внутри организации прописана в части 5 статьи 10 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно представленным в ней тезисам, разрабатывать подобные учтенные формы сводных регистров вправе главный бухгалтер либо иное лицо, уполномоченное на ведение бухучета, а утвердить их для применения в подобном случае должен будет руководитель компании.
Нужно отметить, что типовая форма журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров довольно элементарна, и в принципе в ней предусмотрены все необходимые для ведения регистра данные. Разработка альтернативной формы возможно будет иметь смысл, если компании по каким-то причинам требуется более подробное отражение деталей операций, подтверждаемых кассовыми ордерами. Хотя и в этом случае, вероятнее всего, разработанный самостоятельно бланк не будет сильно отличаться от типового.
Как типовой, так и самостоятельно разработанный журнал регистрации ПКО и РКО может вестись на бумажном носителе или в электронном виде. Однако ведение электронной формы допускается только при условии подписания документа электронной подписью.
Бухгалтерский учет на предприятии невозможно вести без утвержденных бланков документов. К этому перечню относится книга регистрации , ее утвержденная форма называется КО-3. Этот журнал предназначен для регистрации всего документооборота, связанного с расходами и приходами в кассу предприятия. С помощью этой книги вести бухгалтерский учет значительно проще. Она регулирует порядок в документообороте и упрощает вычисление конечного сальдо на любой период.
Перед оформлением любой операции должностное лицо фиксирует каждую бумагу, оформленную для движения активов в журнале. Сюда заносят данные о и , ведомостях на заработную плату, документах на выдачу кассовых средств, оплату текущих счетов, приходах средств извне. Ведение журнала возможно в электронном и печатном виде или написанном от руки.
Все листы должны быть пронумерованными и закреплены печатью предприятия. Журнал заводят на определенный период: на год, квартал или месяц. Эти параметры устанавливают сами организации.
Кто имеет право его заполнять
Журнал заполняет кассир или назначенный сотрудник бухгалтерии, знакомый с порядком заполнения. Ответственного за ведение учета денежных средств назначает руководитель предприятия, с сотрудником заключается договор о материальной ответственности.
Неправильное заполнение отчетности государственного образца, выявленное при внешних и внутренних аудиторских проверках, приводит к значительным штрафам и административной ответственности. Исправления и отсутствие обязательных записей считается недопустимым.
Какую отчетность в нем регистрируют
Занесению в книгу подлежат все акты, подтверждающие движение денег:
- Расходный кассовый ордер (РКО) – документ, оформляемый при выдаче денежных средств из кассы. Ордер должен иметь подпись главного бухгалтера и руководителя подразделения.
- Приходный кассовый ордер (ПКО) – документ, подтверждающий поступление средств на баланс. Этот документ выписывают в одном экземпляре, а отрывную квитанцию отдают лицу, сдавшему деньги в кассу.
- Ведомость на выдачу заработной платы отражает фактическую выплату зарплаты сотрудникам организации. Она должна быть подписана главным бухгалтером и директором предприятия. Такой документ фиксируют как расходные средства, а в случае депонирования заработной платы регистрируют как поступление средств и на эту сумму создают приходный кассовый документ.
Перед регистрацией акта ответственное лицо обязано проверить правильность заполнения и наличие подписи и печати уполномоченного лица.
О том, как сформировать данный журнал в программе 1С, вы можете посмотреть на видео:
Порядок заполнения
Основа учетной книги — это ее титульный лист. Кроме названия самого документа на него заносят следующие реквизиты:
- название предприятия, на котором осуществляется учет;
- (общий классификатор предприятий и организаций);
- дата начала ведения документа и период, на который его заводят;
- ФИО ответственного за заполнение с указанием должности.
Следующие листы книги содержат одинаковые таблицы для заполнения. В них содержится восемь пунктов, 4 из них относятся к статье расходов и еще 4 — к приходам:
- 1 столбец – дата оформления приходного ордера;
- 2 столбец – порядковый номер документа;
- 3 столбец – сумма оприходованных денежных средств;
- 4 столбец – примечание, в котором фиксируют источник денежных поступлений;
- 5 столбец – дата оформления расходного ордера;
- 6 столбец – порядковый номер документа;
- 7 столбец – сумма расходных денежных средств;
- 8 столбец – примечание, в котором указывают, на что расходуют средства или для кого они предназначены.
Для чего нужен журнал регистрации ПКО и РКО
Существующее положение о наличном денежном обращении (закон от 10.07.2002 № 86-ФЗ) предусматривает единые правила, которые обязательны для выполнения и организациями, и банками. Согласно ст. 34 этого закона Банк России устанавливает порядок ведения кассовых операций фирмами, которые должны иметь кассу для получения и выдачи наличных денег. Незадействованные в обороте средства следует хранить в банке.
При расчете наличными за товары и услуги принимающей деньги организацией должна применяться контрольно-кассовая машина для фиксации полученной суммы. При этом оформляют приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1). Если полученная сумма превышает лимит остатка в кассе , то излишек должен быть сдан в банк. Для этого оформляют расходный кассовый ордер (РКО, форма КО-2). ПКО оформляют и при получении денежных средств из банка для выдачи зарплаты, подотчетных сумм, командировочных расходов. РКО оформляют при выдаче денег на эти цели конкретным работникам фирмы.
Порядок ведения кассовых операций оговорен в указании ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У, вступившем в силу с 01.06.2014. Согласно этому указанию все операции по выдаче или приему денег фиксируются в первичных документах (ПКО и РКО), после чего они должны быть отражены в журнале регистрации (форма КО-3). Все эти формы утверждены Госкомстатом (постановление от 18.08.1998 № 88).
С требованиями к первичным документам можно ознакомиться в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .
Правила оформления журнала приходных и расходных кассовых ордеров
Основные законодательные требования к заполнению ПКО и РКО:
- к ордеру должен быть приложен первичный документ, являющийся основанием для его оформления;
- помарки и исправления в ордерах не допускаются;
- обеспечение сквозной нумерации ордеров по каждому виду с начала года;
- обязательная регистрация ордеров в журнале;
- ордера действуют только в день их составления.
Учет расходных и приходных кассовых ордеров является обязанностью каждой фирмы. Операции с наличными средствами производит главный бухгалтер или уполномоченное им лицо. Ордера оформляют от руки или распечатывают на принтере.
Квитанцию от приходного ордера выдают лицу, внесшему деньги, а сам ордер остается у кассира. Кассир фиксирует полную информацию о нём в журнале регистрации кассовых ордеров КО-3.
Выдачу наличности производят с оформлением расходного кассового ордера. Одновременно его фиксируют в журнале. В нём же отражают данные по ведомостям на зарплату. А на самих ведомостях ставят отметку (штамп) с реквизитами РКО.
В расходном ордере записывают данные паспорта получателя денег. На ведомостях по зарплате допускается указание на один расходный ордер.
При наличных расчетах между юрлицами необходимо помнить о соблюдении их максимально разрешенного размера. В 2019 году он составляет 100 000 руб. по одному договору. При несоблюдении этого правила неизбежны штрафы. Полученные в кассу деньги фирма может использовать только на выплату зарплаты и оплату приобретаемых товаров. Оставшиеся суммы сверх установленного лимита она должна сдавать в банк.
Итоги
Журнал регистрации кассовых ордеров фиксирует информацию обо всех составленных приходных и расходных кассовых ордерах. Вести его нужно по установленной форме КО-3.
Бизнес блоги