К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

В верхней части документа указываются:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

• наименование компании;
• наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
• должность получателя;
• фамилия и инициалы получателя;
• почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

ООО «Елки-Палки»

Юридический отдел

Москва, улица Зеленая, д. 5

КОПИЯ

Генеральному директору

ООО «Зеленые ветки»

Симакову В.А.

Санкт-Петербург,

Улица Фрунзе, д. 3

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

Прежде чем приступить к подготовке инициативного делового письма, следует убедиться в том, что написать такое письмо совершенно необходимо.

Такая необходимость может быть вызвана следующими обстоятельствами:

• 1) вопрос (группа вопросов), который вы намерены осветить в деловом письме, не может быть в данный момент решен ни в ходе личной встречи, ни по телефону, ни каким-либо иным образом в связи с временной недоступностью (отсутствием на месте) адресата;
• 2) вы намерены зафиксировать (для себя и для адресата) определенную информацию на бумаге, с тем чтобы впоследствии иметь возможность - при необходимости - сослаться на нее;
• 3) вы намерены соответствующим образом оформить свои мысли для того, чтобы придать им более упорядоченный вид и таким образом сделать их более ясными, доходчивыми и убедительными для адресата;
• 4) вы намерены предварительно посвятить в курс дела, представляющегося вам достаточно сложным (или являющимся для адресата чем-то совершенно неизвестным до сего дня) человека, от которого в конечном счете будет зависеть его исход; с тем чтобы обеспечить его соответствующей информацией, вы и используете деловое письмо;
• 5) вы намерены сообщить адресату нечто конфиденциальное.

Обратите также внимание на то, кто именно в данном случае является адресатом, какова будет его наиболее вероятная реакция на деловое письмо и насколько эта реакция будет соответствовать цели, которой вы намерены достичь при помощи своего послания.

Если, проанализировав ситуацию, вы утвердились в своем намерении подготовить и отправить деловое письмо, то, не откладывая дело в долгий ящик, приступайте к работе.

С этой целью:

• а) запланируйте время, необходимое (и в то же время достаточное) для продуктивной работы над деловым письмом;
• б) определите, где именно вы будете заниматься этой работой: в офисе, дома или где-либо еще;
• в) подготовьте все, что вам необходимо для делового письма: бумагу или соответствующие бланки, компьютер, принтер, дискету для сохранения файла с текстом, ручку, карандаш (для того, чтобы делать пометки и исправления в черновике), возможно, стирательную резинку, "штрих", конверт и марки к нему, визитную карточку или иной материал, который вы намерены приложить к посланию (приложения готовятся отдельно);
• г) подберите также весь необходимый вам для работы над текстом информационно-справочный материал: переписку по существу поднимаемого в деловом письме вопроса, отчеты, служебные записки, справки, сводки, акты, доклады, договора и т.п.;
• д) на всякий случай запаситесь и литературой, в частности, словарями (орфографическим, синонимов, иностранных слов и т.п.) или энциклопедическим словарем, а также любой другой специализированной литературой (в том числе и периодикой), например, юридической.

• а) уточняется цель (функциональное назначение) делового письма (например, вы намерены запросить у делового партнера определенную информацию, имеющую отношение к проекту договора о сотрудничестве);
• б) определяется тип делового письма (в данном случае это - письмо-запрос);
• в) определяется общая структура делового письма (первый абзац - обрисовать ситуацию вокруг проекта договора, второй абзац - изложить суть запроса, третий абзац - обосновать необходимость получения запрашиваемой информации, четвертый абзац - поблагодарить за сотрудничество, а также попросить ответить возможно скорее и т.п.);
• г) определяются основные речевые средства для достижения указанной цели (стандартные формулировки для образования "каркаса" содержания, текстовые подводки для обеспечения связи между абзацами);
• д) определяются наиболее важные факты и события, ссылку на которые необходимо сделать в письме (например, в качестве обоснования мотивов своих действий);
• е) определяются форма обращения, заключительная формула вежливости, форма подписи, уточняется необходимость в подготовке приложений к деловому письму.

После того как план делового письма составлен, его следует тщательно просмотреть и уточнить. На основе окончательной версии плана можно приступать к подготовке черновика основного содержания (текста) делового письма.

Работа над черновиком предполагает:

• а) формулирование ключевых мыслей, отражающих суть делового письма (в виде отдельных предложений);
• б) взаимоувязку отдельных предложений в абзацы (последовательно для всех абзацев);
• в) формулирование текстовых связок между абзацами, а также, если это необходимо, начальной и заключительной текстовой подводки.

После того как черновик делового письма зафиксирован вами на бумаге или на экране компьютера, вам следует:

• а) отредактировать проект, произведя с этой целью дополнительную структуризацию текста, а также его стилистическую обработку;
• б) откорректировать проект, т.е. отыскать, пометить и исправить содержащиеся в тексте ошибки орфографии, пунктуации и т.п.;
• в) переоформить черновик делового письма на новом носителе, используя для этого другой лист бумаги и соответствующую компьютерного файла.

Уточненный черновик:

• а) перечитывается;
• б) повторно редактируется и корректируется;
• в) оформляется в исправленном варианте.

С этой целью к тексту делового письма "подключаются" заранее продуманные:

• - приветствие (иногда в сочетании с обращением);
• - заключительная формула вежливости;
• - подпись.

Полностью скомпонованный (скомпилированный) рабочий вариант делового письма окончательно просматривается автором (разработчиком) на предмет выявления скрытых в тексте ошибок и неточностей.

Наконец, заключительная фаза работы над деловым письмом предполагает:

• а) согласование текста (в тех случаях, когда это необходимо);
• б) оформление делового письма на бланке или листе писчей бумаги с соблюдением действующих на этот счет правил;
• в) оформление приложений (если таковые имеются);
• г) подписание письма;
• д) конвертование письма и его регистрацию (последнее не обязательно для частных деловых писем);
• е) отправку по указанному на конверте адресу. Примеры наиболее распространенных инициативных деловых писем :
• а) пример письма-просьбы

Генеральному менеджеру открытого акционерного общества "ААА"

И. О. Фамилия

Уважаемый господин..!

Коммерческий отдел нашей компании крайне заинтересован в поставках некоторых наименований продукции Вашего Предприятия и, в частности,... (указать конкретно).

В связи с изложенным прошу направить в адрес компании каталог (прайс-лист, проект договора и т.п.) интересующей нас продукции.

Желаемый срок получения каталогов -... (указать конкретно). С уважением.

Заместитель генерального директора по маркетингу

И. О. Фамилия

б) пример письма-сообщения

Исполнительному директору

ЗАО"ВВВ>> И. О. Фамилия

Многоуважаемая Имя Отчество! Рад сообщить Вам, что в настоящее время руководство фирмы рассматривает возможность открытия нового филиала в... (указать конкретно) с целью увеличения сбыта продукции. Предполагаемая дата начала работы филиала -... (указать конкретно). Штатная численность персонала -... (указать конкретно). Указанная информация сообщается Вам для сведения.

С почтением,

Коммерческий директор ОАО "ГГГ" И. О. Фамилия

в) пример письма-запроса

Ректору Государственного образовательного учреждения...

И. О. Фамилия

Директору ФГУП "ДДД" И. О. Фамилия

Уважаемый Имя Фамилия!

Направляю Вам запрос на документальное подтверждение трудового стажа работника нашего предприятия... (указать конкретно), утратившего трудовую книжку вследствие... (указать конкретно). Сведения о работе... на вверенном Вам предприятии прошу сообщить по форме:

Указанные сведения необходимы для выдачи... дубликата трудовой книжки.

С уважением, Директор МГУП "НЕЕ" И. О. Фамилия

Заместитель директора по персоналу И. О. Фамилия

г) пример письма-заявления (о намерениях)

Многоуважаемый Имя Отчество!

Настоящим заявлением имею честь заявить о намерении нашего учреждения продолжать плодотворное сотрудничество с вверенным Вам... (институтом, университетом, академией). Минувший учебный год наглядно продемонстрировал наличие у наших организаций значительного потенциала для эффективного и взаимовыгодного взаимодействия.

Желаю Вам и преподавательскому коллективу... творческих успехов и благополучия.

С почтением,

Заведующий научно-исследовательским институтом... И. О. Фамилия

д) пример письма-заказа

Начальнику отдела сбыта ЗАО "ЖЖЖ" И. О. Фамилия

Уважаемая госпожа..!

Просим Вас принять к рассмотрению заказ на приобретение у ЗАО "ЖЖЖ"... (указать наименование продукции) в количестве... (указать конкретно). Обращаем Ваше внимание на то, что наиболее предпочтительными для реализации являются изделия, имеющие... (указать характеристики, способствующие улучшению сбыта продукции).

Прошу Вас также изыскать возможность для укомплектования заказа приблизительно равным количеством изделий, обладающих перечисленными характеристиками. Отправку заказа прошу произвести... (указать количество) равными партиями - к......

и... (указать даты).

С уважением. Директор торгового дома И. О. Фамилия

е) пример письма-поздравления (вариант 1)

Имя. Отчество. Фамилия (в дательном падеже)

Уважаемый (Имя. Отчество)!

Позвольте от имени... (указать конкретно) и от себя лично поздравить Васе Днем рождения! Вот уже... (указать конкретно) лет Вы плодотворно трудитесь на благо нашего предприятия, отдавая делу свои профессиональные знания и опыт. Ваша трудовая деятельность - это редкий пример профессионального успеха, пример, заслуживающий уважения и подражания.

В этой радостный день мы от всей души желаем Вам, уважаемый Имя Отчество, крепкого здоровья, успехов во всех начинаниях, благополучия и достатка, мира и счастья!

С уважением.

Инициалы (Имя) Фамилия

ж) пример письма-поздравления (вариант 2)

Членам правления АКБ "Банк "Эльдорадо""

Уважаемые господа!

Имею честь поздравить Вас с исключительно успешным завершением инвестиционного проекта но финансированию... (указать конкретно).

Мне доставляет большое удовольствие сообщить Вам, что но предварительным оценкам, прибыль банка в связи с завершением указанного проекта превысит запланированные показатели. Я также крайне рад тому обстоятельству, что своевременное и в высшей степени успешное завершение этого проекта создает более чем благоприятные условия для осуществления других, не менее значимых инвестиционных программ, а именно... (указать конкретно).

Позвольте, господа, выразить уверенность в том, что деятельность нашего банка и впредь будет столь же успешной и благородной. Желаю вам всего наилучшего.

С совершенным почтением,

• (И. О. Фамилия), главный управляющий
• з) пример письма-приглашения

Уважаемые господа!

Региональный выставочный центр "Новый Эрмитаж" имеет честь пригласить вас к участию в выставке-ярмарке... (указать конкретно). Выставка-ярмарка будет проводиться в... (указать конкретно) с... по... (указать конкретно).

Программой выставки-ярмарки предусмотрено развертывание следующих тематических разделов:

Ежегодные выставки-ярмарки... являются крупнейшими подобными мероприятиями, проводимыми ныне в... регионе. Каждый год в работе указанных выставок принимает участие в среднем более... экспонентов.

Таким образом, у участников выставки-ярмарки... имеются прекрасные возможности как для демонстрации своих достижений в области.., так и для продуктивного обмена опытом, в том числе и для установления новых партнерских связей.

В связи с изложенным организационный комитет выставки-ярмарки... приглашает вашу организацию принять участие в ее работе. Мы готовы оказать вам всяческое содействие в подготовке к участию и непосредственном участии в этом значительном мероприятии.

За более подробной информацией вы можете обратиться по адресу:....

Адрес интернет-сайта оргкомитета выставки-ярмарки -....

Запросить документацию для подачи заявки на участие вы можете у... (указать конкретно) по электронной почте...

Мы будем рады видеть вашу организацию в числе участников выставки-ярмарки....

С уважением,

Председатель оргкомитета... И. О. Фамилия Секретарь оргкомитета... И. О. Фамилия

и) пример письма-извинения

Генеральному директору ЗАО "ККК" И. О. Фамилия

... (указать полное наименование предприятия) приносит Вам свои извинения в связи с ненадлежащим исполнением обязательств по договору от... № .... Позвольте также сообщить Вам, что случившееся стало, к сожалению, возможным, по обстоятельствам, независящим от деятельности нашего предприятия.

Тем не менее, уважаемая Имя Отчество, мы выражаем свое глубокое огорчение в связи с этим неприятным фактом. Одновременно мы хотели бы надеяться на то, что этот прискорбный случай не отразится на перспективах нашего делового сотрудничества. Мы также хотели бы заверить Вас в том, что руководство предприятия приложит энергичные усилия к тому, чтобы исключить повторение подобных случаев.

Искренне желаем Вам благополучия и процветания.

Остаюсь искренне Ваш. Директор-распорядитель ЗАО "ЛЛЛ" И. О. Фамилия

к) пример письма с выражением сочувствия

Исполнительному директору ЗАО"ИНН" И. О. Фамилия

Глубокоуважаемый Имя Отчество!

Позвольте выразить сочувствие в с связи с постигнувшим Ваше предприятие несчастьем - производственной аварией, повлекшей за собой значительный материальный ущерб.

Мы разделяем Ваше огорчение и в этот нелегкий час намерены настоящим письмом засвидетельствовать Вам наши поддержку и симпатию. Одновременно мы предлагаем Вам свою помощь в решении вопросов, связанных с восстановлением и ремонтом поврежденного здания, оборудования и имущества.

Искренне надеемся, что уже вскоре последствия аварии будут успешно преодолены. В этой связи мы подтверждаем свое намерение сохранять и всячески развивать деловое сотрудничество с Вашим предприятием и Вами лично.

Пользуясь случаем, желаем Вам, Имя Отчество, стойкости духа, энергии и настойчивости, удачи в осуществлении Вашей непростой миссии, скорейшего и полнейшего восстановления Предприятия, здоровья и благополучия.

С глубоким сочувствием и неизменным уважением, И. О. Фамилия

(При необходимости после фамилии через запятую указывается наименование должности.) ч) пример имиджевого письма

Главному редактору ЗАО "Телеканал" И. О. Фамилия

Дорогой Имя!

Рад возможности отправить Вам небольшое сообщение.

Полагаю, что Вы не забыли о нашей договоренности относительно.., достигнутой на прошлой неделе. Сообщите мне с оказией, как отразится выполнение этой договоренности на долгосрочных планах нашего сотрудничества.

Мне было также крайне интересно узнать Ваше мнение о.., кандидатуру которого предложил Вам на днях мой коллега и давний друг Нэйм Фэмили. В любом случае буду счастлив получить от Вас скорый ответ.

Надеюсь, у Вас все хорошо?

Остаюсь искренне Ваш, Имя Фамилия, продюсер

м) пример письма с выражением благодарности

Генеральному директору ЗАО "ППП" И. О. Фамилия

Глубокоуважаемая Имя Отчество!

Выражаю Вам от имени трудового коллектива ОАО "РРР" сердечную благодарность в связи с направленными в адрес нашего Предприятия поздравлениями по случаю... (указать конкретно).

Искренне надеемся, что сложившиеся между нашими Предприятиями прочные взаимовыгодные деловые взаимоотношения получат свое дальнейшее плодотворное развитие. Пользуясь случаем, передаю Вам и Вашим коллегам пожелания успехов в работе, процветания, мира и счастья.

С неизменным почтением, Генеральный директор ОАО "РРР" И. О. Фамилия

Руководителю кадровой службы ЗАО "ССО И. О. Фамилия

Уважаемый господин..! Настоящим письмом я с удовольствием рекомендую Вам Нэйм Сенэйм Фэмили, которого имею честь знать как добросовестного, порядочного работника и перспективного специалиста. Вы, несомненно, можете доверить ему любое дело, не опасаясь наступления неблагоприятных последствий.

Я также свидетельствую, что за время стажировки во вверенной мне компании господин II. С. Фэмили прояви.! исключительные способности в области информационных технологий. Полагаю, он будет весьма полезен Вашей фирме в качестве специалиста.

Приложение: отзыв руководителя подразделения о работе Н. С. Фэмили в период стажировки...

С чрезвычайным почтением, И. О. Фамилия,

вице-президент по персоналу компании

о) пример письма негативного содержания (вариант 1)

Наименование должности сотрудника И. О. Фамилия

Уважаемый господин..! С сожалением вынуждены сообщить, что Вы уволены из нашей компании с... (указать конкретно). Нам искренне жаль, что, несмотря на вынесенные Вам ранее... (указать, сколько) дисциплинарных взыскания, Вы так и не сумели изменить свою работу к лучшему.

Несмотря на происшедшее, мы с благодарностью вспоминаем отой работе, которая была исполнена Вами с надлежащей ответственностью и подобающим служебным рвением.

Выписку из приказа об увольнении, расчет и трудовую книжку Вы можете получить... в течение всего рабочего дня. Необходимые указания на этот счет будут даны соответствующим должностным лицам.

Желаем Вам всего наилучшего.

От имени генерального директора компании "ТТТ>>, И. О. Фамилия, менеджер

п) пример письма негативного содержания (вариант 2)

И. О. Фамилия

Уважаемая госножа..! Конкурс на замещение вакантной должности менеджера по продажам.

Благодарю Вас за интерес к нашему объявлению о вакансии, и полученное от Вас в этой связи подробное резюме (СУ).

Сведения, любезно предоставленные Вами в наше распоряжение, были изучены с подобающим вниманием. Однако, к большому сожалению, я вынуждена сообщить, что Ваша фамилия не была включена в окончательный список (шорт-лист) соискателей на укачанные должности.

Я искренне огорчена тем, что мне приходится писать Вам об этом. Пользуясь случаем, выражаю надежду на то, что Вата следующая попытка будет более успешной.

С уважением,

От имени генерального менеджера но персоналу компании

И. О. Фамилия, референт офиса р) пример письма с выражением отказа

Главному менеджеру по поставкам ОАО"ФФФ> И. О. Фамилия

Уважаемый господин..! Настоящим письмом мы с глубоким огорчением вынуждены сообщить Вам о своем отказе перечислить Вашей организации доплату за произведенные... (указать, когда именно) поставки... (указать конкретно). Наше решение продиктовано следующими обстоятельствами:

• 1. Ваша организация не уведомила нас о... (указать конкретно), что противоречит.... (указать конкретно) соглашения о поставках и порядке взаимных расчетов на текущий год.
• 2. Ваша организация произвела поставку... (указать конкретно) с опозданием против оговоренных в соглашении сроков. Это также является нарушением действующего соглашения (подп.... п.... (указать конкретно)).

Вы также не потрудились предоставить нам на этот счет какие-либо объяснения.

Следствием указанных нарушений Вашей стороной договорных обязательств стали прямые и косвенные издержки, понесенные нашим предприятием в связи с... (указать конкретно).

В связи с изложенным мы считаем абсолютно неправомерным ваше требование о... (указать конкретно). Со своей стороны, мы должны предупредить, что в случае повторной ненадлежащей поставки комплектующих мы, видимо, должны будем позаботиться о поиске более благонадежного делового партнера.

Надеемся, что наши доводы окажутся убедительными. Ваше следующее обращение с требованием о доплате вынудит нас передать рассмотрение этого дела в арбитражный суд.

С уважением,

СТ. менеджер по работе с поставщиками

И. О. Фамилия

Юрисконсульт

И. О. Фамилия с) пример развернутого письма-резюме

К сведению руководства компании "ЧЧЧ" при рассмотрении соискателей на вакансию:

МЕНЕДЖЕР ПО ПЕРСОНАЛУ

Соискатель: Имя Отчество Фамилия, возраст... года (лет), образование... (указать конкретно), опыт работы по специальности -... лет (года). Контактная информация: телефоны:... (раб.), (дом.).:

Уважаемые господа!

В... г. окончил... по специальности "Менеджмент". С... по... гг. работал на... в должности... В период с... но... год постоянной работы не имел - работал на временной основе в...

С... по настоящее время работаю менеджером по персоналу компании... В мои должностные обязанности входит:

• а)...;
• б)...

По отзывам коллег, располагаю достаточными для выполнения обязанностей менеджера по персоналу знаниями законодательства РФ и соответствующими практическими навыками.

Облачаю высокой работоспособностью, широким кругозором. Имею хорошие навыки работы с компьютерными программами

По характеру спокоен, приветлив. Увлекаюсь... (указать конкретно). Рекомендации с прежних мест работы прилагаю.

С уважением, И. О. Фамилия

Деловые письма составляются при общении с партнерами практически по любому поводу. Готовые примеры и правила составления таких документов можно найти в статье.

Деловое письмо можно определить как документ, который направляется от имени всей компании в адрес другой компании, ИП или частного лица (например, инвестора). По сути, любая корреспонденция компании – это деловые письма. Их назначение самое разное:

1. о сотрудничестве.
2. сотрудничества, ведении переговоров.
3. Напоминание о необходимости выполнения обязательств по договору.
4. Разъяснение своей позиции, ответ на ранее присланное письмо и многие другие.

Документ обычно составляется на фирменном бланке компании, допускается отправить его по обычной или электронной почте. Однако если партнер имеет особое значение, предпочтительно распечатать его на качественной, плотной бумаге и вручить лично или с курьером. По структуре письмо напоминает типичный деловой документ – схематично можно представить его таким образом.

На что обратить внимание при составлении

Конкретных правил и образцов таких писем не существует, поэтому их структура, объем и оформление во многом зависят от конкретного случая. Например, письмо-уведомление будет достаточно лаконичным (3-4 абзаца), а рекомендация сотрудника или деловое предложение могут занять не одну страницу.

Однако есть и несколько общих правил, на которые стоит обратить внимание при составлении бумаги:

1. Сам по себе документ не имеет какой-либо юридической силы, однако составляется по всем правилам оформления. Его структура, стиль изложения должны соответствовать общепринятым принципам современного документооборота.
2. Предложения строятся логично, в четкой последовательности. Витиеватые, сложные, эмоциональные и тем более просторечные обороты отсутствуют. Тональность нейтральная.
3. Изложение всегда ведется только от 1 лица – либо в единственном числе, если текст пишется непосредственно от руководителя, либо во множественном, если он составляется от имени всей компании.
4. Проговаривается конкретная цель составления и ожидаемые действия адресата (направить ответ, рассмотреть кандидатуру сотрудника, согласиться на переговоры, прислать документ и т.п.).
5. Бумага отражает не индивидуальные интересы руководителя или других сотрудников, а цели компании как коллектива. Если необходимо наладить личный контакт, целесообразно сделать это по-другому и не позиционировать себя как представителя компании.

ТОП 5 ошибок при написании

Ошибки можно разделить на 2 большие группы – одни связаны с письмом как с текстом (нарушение логики, лексики, прочих языковых норм), другие – с нарушением собственно делового этикета:

1. Орфографические, пунктуационные ошибки не допускаются – текст письма всегда нужно проверить хотя бы 1-2 раза перед отправкой.
2. Нарушение делового стиля изложения, наличие эмоциональных фраз, излишняя вежливость или, наоборот, строгость.
3. Негативная тональность – даже угрозы необходимо прописывать без лишних слов – например: «Оставляем за собой право обратиться в суд в 30-дневный срок со дня получения Вами настоящего письма».
4. Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию. Объемные данные, схемы, бланки документов можно вынести в приложения.
5. Лишение собеседника права выбора. Например, не следует писать: «Просим рассмотреть и утвердить окончательный вариант договора».

Типичные фразы-шаблоны

Использование в тексте стандартных фраз, свойственных деловой речи – совершенно нормальное и даже желательное явление. Ниже приводится список наиболее распространенных клише, применяющихся в различных ситуациях.

ситуация	фраза
извещение	Сообщаем/Доводим до Вашего сведения/Информируем/Уведомляем
пояснение причины, мотива	На основании/В соответствии/В связи/В целях/По причине/В подтверждение/Во исполнение
просьба	Прошу принять меры/Прошу сообщить, направить, сделать, подтвердить…
подтверждение	Подтверждаем/Заверяем/Принимаем Ваши условия/Не возражаем против…
предложение	Рекомендуем/Предлагаем/Приглашаем/Просим
	Гарантируем
отказ	Вынуждены отказать по причине/Отклоняем Ваше предложение в связи с…
заключение	Убедительно просим/Надеемся на сотрудничество, понимание, содействие/Просим извинить, направить, сделать…

Образцы 2020 года

Вот несколько готовых примеров писем, на которые можно ориентироваться при составлении своего варианта.

Запрос данных

Просьба

Коммерческое предложение

Гарантийное письмо

Претензия

Благодарность

Извинения

Виды коммерческих писем могут быть разными: предложение, запрос, просьба и ответ на запрос. В статье рассказывается, как написать коммерческие письма всех перечисленных видов и приводятся примеры коммерческих писем.

Из статьи вы узнаете:

В коммерческой деятельности послание, направляемое продавцом покупателю с предложением товаров или услуг и намерением заключить сделку с указанием ее конкретных условий, называется коммерческим предложением.

Как оформляется коммерческое письмо-предложение

Согласно общепринятому стандарту письмо о коммерческом предложении о сотрудничестве составляется на фирменном бланке компании.

В состав реквизитов, обязательных для коммерческого послания, входят:

• название компании;
• справочные данные о компании;
• код предприятия;
• ОГРН юридического лица;
• ИНН налогоплательщика;
• дата создания письма;
• регистрационный номер отправления;
• адресат;
• заголовок коммерческого письма;
• подпись;
• отметка об исполнителе.

Коммерческое письмо может быть отправлено одному конкретному адресату или сразу нескольким. Некоторые компании используют массовую рассылку таких писем максимально широкому кругу адресатов.

Как составить письмо-просьбу

Письма-просьбы составляются для того, чтобы адресат выполнил действия, необходимые автору сообщения. В простой ситуации не требуется излагать сложную информацию, приводить аргументы, убеждать адресата. Тогда письмо-просьбу лучше начинать непосредственно с изложения самой просьбы.

Например:

Просим Вас выслать календарный план проведения семинаров на 1-е полугодие 2018 г.

Запрос - письмо-просьба, которое составляют для получения официальных сведений (документов, материалов, информации).

Сравните тексты двух писем.

Письмо-просьба :

Письмо-запрос :

Структура текста писем

Текст письма-запроса состоит из двух частей: обоснование (изложение причин просьбы) и заключение (просьба).

В отличие от запроса просьба может иметь разную структуру. Такое письмо может состоять из:

Одной части. Например:

Просим Вас рассмотреть возможность осуществления поставок цитрусовых в первом квартале 2018 г. и при положительном решении направить нам оферту.

Просьба состоит из одной части, так как ситуация не требует обоснования.

Двух частей. Например:

В связи с ремонтом дорожного покрытия по ул. Молодцова, в районе домов 15–27 в период с 15 по 20 мая 2018 г. просим обеспечить прекращение движения на указанном участке в ночное время.

Если текст просьбы состоит из двух частей, сначала следует изложить причины написания послания, а затем просьбу.

Трех частей. Например:

В соответствии с договором от 12.02.2017 № 22/56 Ваша компания взяла на себя обязательства по поставке металлических передвижных стеллажей для оборудования архивохранилища равными партиями в сентябре, октябре и ноябре 2017 г. Однако Вами была задержана поставка последней партии оборудования на две недели без объяснения причин задержки.

Задержка поставки последней партии стеллажей ставит под угрозу сдачу архивохранилища в эксплуатацию в установленные государственным контрактом сроки. Просим Вас принять меры по отгрузке последней партии стеллажей в количестве 40 шт. в срок не позднее 10 марта 2018 г.

В качестве обоснования в просьбах или запросах может выступать ссылка на законодательный или иной нормативный правовой акт, изложение фактов или событий.

Правила оформления писем

Письма-просьбы и письма-запросы оформляются на бланках.

При оформлении этих разновидностей посланий используются реквизиты:

1. адресат;
2. заголовок к тексту (если текст письма составляет более 4–5 строк);
3. подпись;
4. отметка об исполнителе.

В процессе подготовки послания проходят согласование. Отметки о согласовании (визы) проставляются на копии письма. Копия остается в организации - автора письма . Располагаются отметки на оборотной стороне подлинника, если сообщение отправляют по факсу или электронной почте. Если есть система электронного документооборота, отметки фиксируются в ней.

Дополнительную информацию о классификации коммерческих писем можно найти в статье «Письма информационного характера».

Как составляются коммерческие запросы

Особая разновидность писем-запросов - письмо-запрос коммерческого предложения. Это обращение покупателя к продавцу с просьбой:

• предоставить информацию о товаре (работах, услугах);
• направить предложение на поставку товара (выполнение работ, оказание услуг).

Коммерческие запросы используются до заключения контракта.

В тексте коммерческого запроса, как правило, указывают:

1. наименование товаров (услуг);
2. условия, на которых автор письма хотел бы их получить;
3. количество и/или качество;
4. сроки поставки товара или оказания услуг;
5. цену;
6. др. сведения.

В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Просим Вас сообщить о возможности поставки…

Просим сделать предложение на поставки…

Просим Вас сообщить подробную информацию о…

Пример полного запроса:

Просим Вас сообщить о возможности поставки планшетных сканеров моделей SKAN-200 и SKAN-320 в количестве 2 и 3 шт. соответственно в течение марта 2018 г., а также сообщить условия платежа и условия доставки.

Курсы валют